Los manuales de procedimientos son una herramienta con la que la empresa, o cualquier otro tipo de organización, puede estandarizar su actividad, realizar una labor mucho más profesional y evaluar información del negocio.
El manual es una guía de los procedimientos operativos de la empresa, todos los que trabajan en ella deben tener acceso a él, conocerlo y cumplirlo. Sirve, también, para que se puedan cubrir las funciones de trabajadores que no están en algún momento (porque estén de baja o de vacaciones, por ejemplo).
El manual debe poder ser comprendido por cualquier persona, de dentro o de fuera de la empresa.
En todas las páginas del manual aparecerá un encabezado con el logotipo y el nombre de la empresa así como en nombre del propio manual. Este nombre constará de dos partes: el nombre del proceso genérico al que se refiere y el nombre del procedimiento específico.
En el pie de página haremos constar el número de cada página y el total (por ejemplo, página 2 de 8).
En la primera página únicamente constarán los títulos del manual.
A partir de la segunda página deberemos desarrollar lo siguientes puntos:
Por último, cada manual estará acompañado de una hoja de control de cambios que describa las modificaciones hechas en los procedimientos según la versión del manual.
Hoy en día la existencia de un manual de procedimiento es imprescindible para realizar el control interno de la empresa; las políticas y decisiones de la gerencia o alta dirección se van a implementar a través de él.
La dirección de la empresa debe crear y gestionar herramientas de control del cumplimiento de los procedimientos proyectados y, por lo tanto, contenidos en el manual.
Como hemos visto en el punto anterior, el primer apartado del manual describe los objetivos que se pretenden alcanzar, la modernización, adaptación a diversas realidades, la organización y mejora de la producción, son fines que se alcanzarán a través del manual y del control interno.
Para esto es totalmente necesario que se respete la autoridad dentro de la empresa y que cada componente de ella tenga muy claro cuales son sus funciones, su misión y la actividad que debe desarrollar.
Los controles contables y de gestión darán, además, información sobre cómo se están alcanzando, o no, los objetivos marcados y cumpliendo las premisas del manual. Esto se completa con un sistema presupuestario que proyecte el mismo control a operaciones futuras.
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