Estrategias útiles para la solución de problemas

El Diccionario de la RAE define problema como “conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin”. 

Siguiendo esta definición, en nuestro negocio un problema es algo que hace o puede hacer que los objetivos para los que estamos trabajando no se cumplan o se cumplan en menor medida.

A los problemas se les hace frente encontrando una solución, pero debemos encontrar la más adecuada.

No está de más utilizar, en determinado momento, la imaginación.

Analizar el problema

El primer paso para encontrar una solución es comprender en qué consiste, exactamente, el problema y por qué ha aparecido.

La causa del problema suele ser la llave de su solución: es ¡porque alguien ha hecho algo?, ¿por la actitud de alguien?, ¿porque nos hemos equivocado en nuestras previsiones?, ¿viene de dentro de la empresa o de fuera?, ¿nos pasa a nosotros o también a otros?, etc.

También debemos saber con cierto detalle en qué consiste exactamente el problema y qué es lo que queremos conseguir en su solución.

Si conseguimos conocer estos datos estaremos mucho más cerca de encontrar los mejores medios para resolver nuestro problema.

Conflictos interpersonales

Si el problema consiste en un conflicto entre dos o varias personas que están enfrentándose porque no están de acuerdo en algo o porque algunos piensan que otros les están perjudicando, la solución debe ser hablar, investigar y utilizar la lógica para llegar a un punto donde se pueda satisfacer a todo el mundo.

Exploraremos las posibles alternativas que veamos que puedan ser la solución.

Ensayo y error

No en todos los casos, pero en algunas ocasiones se puede encontrar la solución probando posibles alternativas para hallar la que sí funciona.

Pero este método tiene muchos inconvenientes: requiere dedicarle mucho tiempo y medios, nos puede proporcionar una solución pero no tiene por qué ser la mejor solución y no nos explica por qué ha surgido el problema, con lo que puede volver a aparecer u otro parecido.

Trabajo en equipo

Siempre que sea posible compartir todo o parte del proceso de toma de decisiones con otros compañeros de la empresa, esto puede ser una buena contribución.

La aparición de diferentes puntos de vista, diferentes sensibilidades, apreciaciones e ideas que otras personas, todo ello puede mejorar y enriquecer el proceso aunque la decisión final sea de un sólo individuo.

Tormenta de Ideas

Un modo de encontrar la mejor decisión es la tormenta de ideas, reuniendo a las personas que puedan aportar, escribiendo las alternativas en una pizarra y pidiendo que todo el mundo aporte su opinión e ideas.

Cuando se hace no se deben criticar las aportaciones de los otros asistentes, por más ridículas que nos puedan parecer.

Cuando ya están todas las opiniones e ideas planteadas, habrá que clasificarlas, desechar las que no nos valgan y podemos, también, combinar varias ideas en una única decisión.

Método delphi

Antes de adoptar la decisión recabaremos las opiniones y análisis de determinadas personas que son expertas en el asunto sobre el que decidir.

Este sondeo se desarrollará en cuatro pasos:

• Definición del problema a resolver.
• Elegir a los expertos a que se va a consultar
• Desarrollar y seleccionar los criterios que nos proponen
• Evaluar los resultados.

Técnica de grupo nominal

Consiste en formar un equipo y celebrar una o varias reuniones bien estructuradas para debatir sobre el problema a afrontar.

El problema a debatir se definirá al principio y por escrito, debemos ocuparnos de que todos comprendan el asunto.

A continuación, y en silencio, los asistentes buscarán ideas y las escribirán en tarjetas.

A continuación se leen todas esas ideas, se explican, se hacen preguntas sobre ellas participando todos.

Seleccionar y elegir ideas, puntuándolas y votando sobre ellas.