Toda aquella persona relacionada con el mundo empresarial habrá escuchado, en algún momento, el concepto de gastos de representación. Es normal que tanto empresas como autónomos tengan que hacer frente a este tipo de gastos en algún momento, por lo que es conveniente saber qué son, cómo funcionan y en qué casos son deducibles los gastos de representación.
Todos aquellos gastos a los que una empresa se tiene que enfrentar cuando su personal efectúa actividades de representación ante clientes o proveedores para conseguir un beneficio comercial se denominan gastos de representación. Un buen ejemplo de este tipo de gasto lo encontramos en las relaciones públicas, sobre todo con inversores o personas influyentes que puedan generar buena publicidad y rentabilidad futura a la compañía.
Imaginemos que un “influencer” extranjero se pone en contacto con nuestra empresa porque le gustan nuestros productos y quiere colaborar y hacer alguna promoción conjunta, no sin antes visitar nuestra ubicación y conocer un poco sobre nuestra cultura, costumbres y tradiciones. Si como empresarios decidimos pagarle un hotel y las entradas para una obra de teatro a esta persona, consideraríamos esos desembolsos como gastos de representación, ya que nuestra intención es que el influencer se sienta acogido y tenga la motivación para hacer una campaña publicitaria con nosotros, lo cual nos puede generar visibilidad en otros países y, como consecuencia, aumentar nuestros beneficios económicos.
Este tipo de gastos no solo están relacionados con personas externas, sino que también pueden realizarse hacia los propios trabajadores de la compañía. Por ejemplo, si un departamento de la compañía está obteniendo resultados excelentes y manteniendo una alta productividad, ofrecerles regalos de empresa como recompensa (por ejemplo bolígrafos, bolsos para la playa, abanicos o calendarios con el logo de la empresa) también se considerarán gastos de representación.
Otro concepto muy habitual dentro del mundo de las empresas es el de gastos de viaje. Su naturaleza y su definición es bastante parecida a la de los gastos de representación, pero el objetivo que tiene cada uno de ellos es diferente, por lo que es importante diferenciarlo para entender que no son el mismo tipo de gastos.
Por un lado tenemos los gastos de representación, que como ya hemos visto hacen referencia a aquellos gastos destinados a la promoción y la representación de la empresa frente a clientes y/o proveedores. Por el otro lado están los gastos de viaje, también llamados gastos de desplazamiento, que hacen referencia a los desembolsos que realiza una compañía para pagar todos los gastos a uno o varios trabajadores que tengan que desplazarse a otro lugar para realizar su actividad profesional (transporte, dietas, alojamiento, entre otros).
La normativa actual del Impuesto sobre Sociedades nos explica detalladamente cuáles son los gastos de representación deducibles, es decir, aquellos que son estrictamente necesarios para la actividad de la empresa, y que le generan ciertos ingresos o beneficios económicos a la misma. Dentro de este grupo podemos identificar cuatro tipos de situaciones en los que los gastos de representación son deducibles:
Lógicamente, este tipo de gastos pueden incluir multitud de supuestos y casos diferentes. Aun así, vamos a ver cuáles son los gastos de representación más habituales en el mundo empresarial:
De igual manera, la normativa del Impuesto sobre Sociedades también nos indica cuáles son los gastos de representación no deducibles:
Promocionar la imagen de la empresa frente a clientes y proveedores, dando una sensación de cercanía y confianza, es crucial para fomentar las relaciones con los stakeholders y aumentar los beneficios del negocio. Por este motivo, las compañías incurren en gastos de representación (como regalos de empresa o invitaciones a eventos y espectáculos a sus clientes o proveedores), con los cuales tratarán de impulsar las relaciones y mejorar el posicionamiento de la marca en el mercado.
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