Cómo mejorar el departamento de facturación de tu PYME

por Software DELSOL 16 Noviembre 2017

Mejorar el departamento de facturación de una pyme debe ser uno de los principales objetivos de los dirigentes de la misma. Tenemos que tener en cuenta, que la mejora y optimización de procesos en el departamento de facturación, producirán otras mejoras en diferentes departamentos de la empresa que se verán afectados de forma positiva en caso de que consigamos nuestros objetivos, o de forma negativa en caso de que no le prestemos atención y tengamos un departamento de facturación poco eficaz y lento.

Se trata por lo tanto de una de las áreas clave de negocio a la que hay que prestarle mucha atención, no solo porque afectará al resto de la empresa, que ya debería ser un motivo lo suficientemente relevante como para ponerse a actuar de inmediato, sino que se trata de un area elemental en cualquier compañia, ya que se ocupa de gestionar el flujo de caja, ingresos y gastos y todo lo relativo a cuestiones realmente importantes con las que toda empresa debe cumplir.

Vamos a echarle un vistazo a algunos consejos que nos permitirán mejorar el departamento de facturación de una pyme de forma sencilla y eficaz.

Proporcionar las herramientas adecuadas

Hoy en día todo departamento de facturación debe trabajar con herramientas tecnológicas que permitan una sencilla y rápida gestión de todos los procesos de facturación, además, frente a lo que comúnmente se piensa, podemos encontrar soluciones gratis. El programa gratuito FactuSOL es un gran ejemplo de herramienta que podemos implementar de forma sencilla en nuestro departamento de facturación sin tener que dejarnos una gran cantidad de nuestro presupuesto en una herramienta integral de gestión.

Es importante tener en cuenta, que si queremos progresar y trabajar acorde a las exigencias que el mundo tecnológico que vivimos pone encima de la mesa, como la inmediatez y la agilidad en el cobro, hay que trabajar con este tipo de sistemas. Si nuestros empleados del departamento de facturación siguen realizando anotaciones a mano y trabajando con excels que tardan en actualizar, o que se actualizan en local en los ordenadores particulares de cada empleado, estaremos perdiendo una gran oportunidad para optimizar nuestros procesos de facturación y agilizar el funcionamiento de la empresa en general.

Control de stock y servicios en activo

El control de stock es otra de las claves dentro de la optimización, tenemos que tener en cuenta, que en caso de que trabajemos con stock el departamento de facturación tiene que estar profundamente vinculado con el departamento logístico o de gestión de stocks, para poder saber en todo momento qué es lo que hemos vendido y qué es lo que todavía queda en el almacén. A través de un sistema digitalizado, podemos vincular los procesos de facturación junto con los procesos de gestión de stocks, para tener en todo momento controlados todos los procesos.

En caso de que no tengamos stocks, porque ofrezcamos servicios que proporcionan los trabajadores de la empresa, también es fundamental que el departamento de facturación tenga la capacidad de saber y asignar, los recursos en términos humanos necesarios para satisfacer un servicio determinado, si vinculamos de forma eficaz los servicios que ofrecemos, los empleados de la empresa, y el departamento de facturación, podremos tener controlado en todo momento cuántos efectivos de nuestra empresa están realizando una determinada tarea, podremos asignar recursos a trabajos importantes, y evaluar el rendimiento de nuestros trabajadores en relación al tiempo asignado a cada una de las tareas que haya que hacer.

Informes y control

Los informes y el control también son fundamentales en cualquier departamento de la empresa, pero sin duda, son de crucial importancia en el departamento de facturación de la empresa. Un buen departamento de facturación debe generar reportes de forma periódica y previamente estipulada, para que la dirección de la pyme pueda obtener una visión rápida y sencilla sobre lo que está ocurriendo en la empresa, así como el flujo de caja disponible.

Gracias a este control y seguimiento a través de los informes, los directivos de la compañia pueden tomar decisiones teniendo en cuenta el flujo de caja y las previsiones de ingresos en relación a las facturas que todavía están por cobrar, y las estimaciones de cobro que hayan realizado desde el departamento de facturación. Con esto los ejecutivos y directivos de la pyme van a poder asignar recursos a los departamentos que más ingresos estén generando, o analizar el retorno de la inversión por determinados trabajos, en relación al coste que represente un empleado o al coste que represente un determinado producto.

 

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