¿Qué tipos de factura existen y para que sirve cada una?

La obligación de emitir facturas, su forma y contenido están regulados por la legislación fiscal, sobre todo por la normativa de impuestos como el IVA y el IRPF.

Aunque normalmente utilizaremos la factura ordinaria existen casos en los que podremos emitir o recibir otro tipo de facturas, en este artículo vamos a estudiarlas.

Factura ordinaria

Es la factura que utilizaremos normalmente.

Su contenido obligatorio es:

• Número y serie de factura.
• Fecha de expedición
• Nombre completo, NIF y domicilio tanto del emisor de la factura como de su destinatario.
• Descripción de los bienes o servicios por los que se factura. Deberá ser suficiente para su identificación y contener su precio por unidad sin el impuesto (la base imponible) y cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitario.
• El tipo o tipos impositivos de IVA aplicados a las operaciones y la cuota o cuotas tributarias que deberán figurar por separado.
• En caso de retención IRPF el tipo aplicable y su cuota por separado.
• Las fechas de los bienes y servicios y de su pago anticipado si no coinciden con la fecha de emisión de la factura.
• Si contiene operaciones exentas o no sujetas a IVA referencia a las normas porque lo son.
• Si se facturan medios de transporte nuevos los datos de su puesta en servicio y su uso hasta la entrega.
• Si el IVA se aplica en algún régimen especial (agencias de viajes, bienes usados, etc) deberá indicarse.
• Si el sujeto pasivo del impuesto es el adquirente se indicará con la frase “inversión del sujeto pasivo”.

Factura emitida por el destinatario

La obligación de facturar siempre es del empresario o profesional que presta y cobra los bienes o servicios y siempre constarán sus datos como emisor.

Pero el art. 5 del Reglamento de Facturación (RD 1496/2003 de 28 de noviembre) permite que la factura sea confeccionada físicamente por el destinatario o por un tercero (un profesional al que se encomienda la facturación).

En este caso se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Debe existir, previamente, un acuerdo y autorización expresos entre el emisor y el receptor de la factura.
• Todas las facturas así emitidas deberán ser aceptadas por el emisor.
• El destinatario de la factura que la emite debe remitir una copia al comprador.
• Su expedición se hará siempre en nombre y por cuenta del empresario o profesional que ha realizado las operaciones.

Cuando el destinatario o tercero que emite la factura esté establecido fuera del territorio del IVA deberá comunicarse a la AEAT.

Factura simplificada

Sustituye a los tickets de caja y es, físicamente, igual a dichos tickets. La información mínima que debe contener es

• Número y serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, de la operación.
• NIF y nombre del expedidor.
• Identificación de los bienes o servicios que se cobran.
• Tipo impositivo, puede contener la expresión “IVA incluido”.

Se puede emitir en los siguientes casos:

• Cuando su importe, IVA incluido, no supere los 400€
• Las facturas rectificativas (que deberán cumplir los requisitos de las mismas).
• Las autorizadas para ello por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Las operaciones en las que la normativa anterior permitía ticket de caja que no excedan de 3000€, en concreto.
• Ventas al por menor: en las que el comprador es un consumidor final y no actúa como empresario o profesional.
• Ventas o servicios en ambulancias.
• Ventas o servicios hechas al domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y equipajes.
• Restaurantes y bares y suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos en cabinas o mediante tarjetas que no identifiquen al portador.
• Peluquerías e institutos de belleza.
• Instalaciones deportivas
• Revelado de fotos y demás servicios de estudios fotográficos.
• Aparcamientos
• Videoclub
• Tintorería y lavandería.
• Autopista de peaje.

No se podrá utilizar la factura simplificada en las entregas intracomunitarias, las ventas a distancias, cuando el proveedor no esté establecido en el territorio, exista inversión del sujeto pasivo y las no localizadas en el territorio del impuesto.

El receptor de la factura no podrá deducirse el IVA salvo que en la factura conste su NIF y domicilio y la cuota repercutida de forma separada.

Factura rectificativa

La factura rectificativa se emite y envía para modificar otra factura anterior, llamada factura rectificada, en los siguientes casos

• Cuando no se hayan cumplido los requisitos de facturación de los arts. 6 y 7 del Reglamento de Facturación por error u omisión.
• Si se han renegociado las condiciones de la operación y, por tanto, se produce un cambio de las mismas (precio, plazos, calidades, etc).
• Por devolución o anulación de entrega de mercancías o servicios, es lo que se suele llamar factura de abono aunque la legislación no utiliza este nombre.
• Por una incorrección o cambio en la normativa de la aplicación de impuestos (IVA, retenciones, etc).
• Cuando se sospeche la insolvencia del receptor o entre en concurso de acreedores.

Forma

No ocupa numeración correlativa con las facturas ordinarias, sino que tendrá una numeración aparte.

Debe indicar de forma clara y expresa que es una factura rectificativa y contener los datos identificativos de la factura que rectifica

Factura proforma

A pesar de su nombre no es una factura ya que no está reconocida por la normativa legal y reglamentaria sobre facturación.

Por ello no produce efectos contables ni fiscales como factura.

Sin embargo, a la factura proforma se utiliza y se le da la forma y el nombre de factura. Esto es así porque es útil en casos como

• Medio de información y prueba de situaciones de hecho.
• Informar al destinatario de la factura que vamos a emitir por si quiere hacer alguna observación sobre ella (es decir, como borrador de la factura).
• Como oferta comercial en cuyo caso hace prueba de dicha oferta que podremos exigir que se respete si la hemos aceptado en los términos previstos por la Ley.

En resumen, aunque no sea una factura legalmente prevista si es un documento aceptado y firmado (en su caso) por las partes que hace prueba de las situaciones a que corresponde.

Factura recapitulativa

Su forma, contenido y emisión es exactamente igual que la factura ordinaria.

La diferencia es que, si se realizan durante un periodo concreto, varias operaciones entre el mismo emisor y cliente pueden optar, en lugar de emitir una factura por cada operación, emitir una única factura por todas las operaciones del periodo que pueden estar representadas por albaranes de entrega o, incluso, pagadas en su momento.

Factura electrónica

Es exactamente igual que una factura ordinaria por lo que tiene que cumplir los mismos requisitos y tiene los mismos efectos jurídicos, contables y fiscales.

En lo que se diferencia es que no está emitida en papel sino por medios telemáticos.

La autenticidad de la FacturaE se garantiza por medios electrónicos (firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos u otros medios comunicados y aceptados por la Agencia Tributaria.