¿Cuanto tiempo hay que conservar los originales de las facturas?

Las obligaciones de facturación, desde emitir facturas y cómo hacerlo hasta su conservación, de las que emite la empresa y de las que recibe, y su cómputo en los diferentes libros de contabilidad y fiscales está regulada, de manera muy minuciosa, por la legislación vigente.

La norma que más directamente trata de estas obligaciones es el Reglamento de Facturación (RD  1619/2012, de 30 de noviembre, en lo sucesivo RF) que ya en su art. 1 establece la obligación de conservar las facturas recibidas y la copia o matriz de las que se emiten.

La regulación de cómo ha de cumplirse esta obligación de conservar facturas y algunos otros documentos la encontramos en el Capítulo IV de dicha Ley, en sus arts. 19 y ss.

Por su parte, el artículo 97 de la Ley del IVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre) ordena también está conservación, en el caso de las facturas recibidas, para poder deducirse las cuotas soportadas del Impuesto.

Conservación de facturas

Las empresas (autónomos y sociedades) y los profesionales tienen la obligación de conservar la documentación de su actividad, así lo establece el art. 29.2.d de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre, en adelante LGT) y el art. 19 del RM entre otras normas; esta obligación se deberá cumplir, al menos, durante cuatro años que es el plazo de prescripción de los Impuestos (art. 66 LGT) pero la Administración puede realizar comprobaciones durante diez años (arts. 66bis y 115 LGT).

Los documentos que debemos conservar obligadamente son:

• Las facturas recibidas.
• Matrices o copias de las facturas emitidas.
• Justificantes contables.
• Recibos de pagos y cobros.
• Documentos relativos a las importaciones.

Esta conservación se hará de manera ordenada, en documentos originales.

Se permite que la conservación no la realice el propio empresario sino que se la haga un tercero contratado por él, en todo caso el empresario es siempre el responsable último del cumplimiento de estas obligaciones.

Formas de conservación admitidas

Se permite realizar esta conservación por cualquier medio (tanto en papel como formatos electrónicos) siempre que esté garantizada su autenticidad, la integridad de su contenido y su legibilidad y que pueda acceder a esta documentación sin demoras la Administración Tributaria.

La conservación y almacenamiento por medios electrónicos se hará por equipos ópticos y electromagnéticos. En este caso se insiste en que deben poder verse en su formato original y otros datos que garanticen su autenticidad como verificaciones de firma.

La Administración Tributaria puede exigir la conversión de estos documentos en formatos legibles para ella.

Lugar de conservación

El responsable o encargado de la conservación (normalmente el propio empresario o profesional) es quién decide dónde se van a conservar. El único requisito es que estén disponibles cuando los requiera la Administración Tributaria sin demora injustificada.

Si los documentos se conservan en un lugar fuera de España, la Ley exige que se haga, en este caso, por medios electrónicos que faciliten el acceso remoto de la Administración Tributaria y, además, esta conservación fuera del territorio nacional deberá ser comunicada previamente a la Administración Tributaria.

Acceso de la Administración Tributaria a la documentación

Como debe haber quedado claro a lo largo de nuestra exposición anterior, la Agencia Tributaria y, más en concreto, sus órganos de comprobación, inspección y subinspección, deben poder acceder sin ninguna demora a la documentación que se debe conservar, con independencia de la forma y lugar donde se conserven las facturas y documentos.

Si la conservación se hace por medios electrónicos se debe, además, poder facilitar el acceso remoto a la AEAT y su carga remota.

Registro en libros de las facturas

Además de todo lo dicho sigue existiendo la obligación de que las facturas y documentos anexos con relevancia económica figuren en diferentes tipos de libros y documentos contables.

En primer lugar en la contabilidad de nuestro negocio deben registrarse de manera cronológica e imputar los ingresos y gastos que conllevan durante el ejercicio contable.

A efectos de IVA el empresario o profesional tiene la obligación formal de llevar, entre otros, los libros registros de facturas emitidas y recibidas (salvo alguna excepción en regímenes de estimación objetiva o recargo de equivalencia); en el caso de que esta llevanza de libros de IVA se realice a través de la propia página web de la AEAT (por el SII) toda la información de las facturas ya va a estar en poder de dicha Agencia Tributaria, ya que el registro que hace dicha plataforma va más allá de la información que daban los libros de IVA (número, fecha, datos de emisor o receptor) debiendo incluir otros como la operación realizada.