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Reunión

por Software DELSOL

Una reunión es una instancia de participación en el entorno de una actividad conjunta. En lo que respecta a la administración de empresas, se trata de un tipo de interacción en la que varios integrantes de un equipo de trabajo comparten ideas y conocimientos con un objetivo común.

La reunión en la administración de empresas

En el ámbito de la administración y gestión empresarial, las reuniones se conciben como instancias de suma importancia en las que se esgrimen conocimientos y se produce la toma de decisiones en función de la información disponible. Algunas de estas reuniones están previstas y otras se producen frente a escenarios particulares o espontáneos que deben ser atendidos de manera extraordinaria.

En cualquier caso, las reuniones son fundamentales para la actividad empresarial, puesto que permiten organizar a los diferentes recursos humanos y materiales de la empresa en la búsqueda de un objetivo con la mayor eficiencia posible.

Sin estas sería imposible realizar el trabajo interdisciplinario y la comunión de esfuerzos interdepartamentales necesarios para que la organización puede perseguir sus objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Las reuniones en general suelen organizarse en cuatro fases consecutivas:

  • Apertura: la reunión debe comenzar con los motivos, la agenda de puntos a tratar y cualquier otro requerimiento previo al tratamiento de los temas.
  • Conversación y debate: se despliega la información efectiva y se determinan los objetivos a perseguir.
  • Toma de decisiones: se elabora un plan específico con las tareas y responsabilidades correspondientes
  • Cierre y cuestiones finales: se resumen las estrategias y decisiones tomadas con el objetivo de implementarlas de manera efectiva.

Si bien este esquema representa la estructura clásica de una reunión, lo cierto es que la organización y desarrollo de estas dependerá siempre de la persona encargada de conducirla y del tipo de reunión del que se trate.

Tipos de reuniones

Como las reuniones son tan fundamentales para la administración, estas se clasifican en función del objetivo que persigan. Las siguientes son algunas de las más habituales.

Toma de decisiones

En este caso, se trata del tipo más común de reunión. En efecto, suelen darse con regularidad en los distintos niveles administrativos de las empresas para tratar las actividades corrientes. Estas suelen utilizarse para exponer información recopilada por los empleados, compartir opiniones y, fundamentalmente, tomar decisiones de distinto tipo: aumentar el rendimiento, cambiar el modo de trabajo, extender una actividad por encima de otras, etc.

Reunión de ventas

En relación con el desarrollo de este tipo de reunión, deben establecerse ciertas condiciones de trabajo que permitan aprovechar el tiempo al máximo: los temas, la información necesaria y los elementos —proyector, por ejemplo— deben estar preparados de antemano y disponibles a la hora acordada.

Por el mismo motivo, debe estudiarse al comprador, sus necesidades y expectativas en cuanto a lo que buscamos vender. El ambiente debe encontrarse aislado de interrupciones y, si bien es importante que se exprese una amabilidad y respeto, es necesario mantener el foco y tomar una posición de venta asertiva para que la reunión no se convierta en un simple desarrollo de información sin propósito.

Reunión informativa

Consiste en comunicar a rangos jerárquicamente menores de las decisiones y estrategias concebidas por la dirección de la organización o empresa. Estas suelen producir materiales informativos como circulares o boletines cuyo propósito es la comunicación efectiva de las directrices. Este tipo de informativas suelen ser acompañadas por instancias de consultas y preguntas, para ayudar a resolver las dudas y cuestiones ambiguas.

Reunión creativa

En este tipo de reuniones, típicas de las empresas de índole cultural, se desarrollan los temas de interés y las propuestas de trabajo. Estas reuniones suelen ser las más flexibles de todas, puesto que su propia naturaleza es la creación de contenido y la formulación de ideas originales. Supone también una conducción descentralizada y una organización horizontal en el que los participantes debaten y se involucran de manera libre en la conversación. Esto, sin embargo, no quiere decir que no exista un moderador que se encargue de la conducción; este simplemente interviene menos.

Reunión virtual

Las reuniones virtuales, si bien no son exactamente nuevas, en el último tiempo han sido las más desarrolladas. Si bien la estructura de la reunión es fundamentalmente la misma, lo que caracteriza a este tipo de reuniones es su carácter remoto. En efecto, puede tratarse de cualquiera de las reuniones anteriormente mencionadas, solo que mediante la implementación de algún tipo de herramienta o aplicación informática en la que los participantes no se encuentran en el mismo espacio físico y se comunican a través de internet. Esto incluye además aplicaciones y plataformas de intercambio de información.

La reunión es una instancia de comunicación y coordinación entre distintas personas con un mismo propósito. Suele tener una estructura más o menos definida que puede variar en función de dicho propósito. Sin embargo, como por lo general busca ser lo más productiva posible, las variaciones en su desarrollo suelen limitarse en función de su rendimiento.

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