Diferencia entre costo y gasto y reflejar en la contabilidad

Los conceptos de costo y gasto son similares, pero no iguales, aquí vamos a intentar explicar cuales son sus diferencias y, sobre todo, qué significan esas diferencias.

Tanto los costos como los gastos son partidas contables que vamos a computar al Debe en el grupo (6) de gastos de la explotación y que, por ello, aparecerán el la cuenta de resultados, al final del ejercicio, minorando los ingresos del grupo (7) para llegar a un resultado del año que serán beneficios si es al Haber y pérdidas si es al Debe. Eso lo tienen ambos conceptos en común.

Esto significa que tanto los gastos como los costos son necesarios para la actividad productiva y la empresa no podría subsistir sin cualquiera de los dos; la diferencia, como vamos a ver a continuación, es su vinculación con la actividad productiva de bienes o servicios.

Qué es un gasto y qué un costo

El gasto son cantidades que pagamos a otras personas (proveedores, trabajadores, acreedores diversos) para atender necesidades generales de la empresa que no están vinculadas directamente a la producción que realiza.

El ejemplo más claro son los gastos de administración (emitir facturas, pagar facturas, hacer y pagar las nóminas y seguros sociales, llevar la contabilidad, etc.) o los tributos que tiene que pagar la empresa.

Por el contrario, el costo son las cantidades que pagamos a otras personas (proveedores, trabajadores, acreedores diversos) para obtener bienes o servicios que están directamente vinculados a la producción propia de la empresa.

Costos directos e indirectos

Entre los costos podemos, a su vez, diferenciar:

• Costos directos son los que están vinculados de manera clara a un determinado producto o servicio: por ejemplo, si fabricamos sillas de madera la materia prima que usamos (la madera) sería un costo directo. Si, además, tenemos a dedicado exclusivamente a la fabricación de esas sillas su salario también sería un costo directo de la fabricación de sillas.
• Costos indirectos también son costos, están vinculados directamente a la producción, pero no podemos especificar el producto o servicio. Por ejemplo, si fabricamos varios productos diferentes en una nave industrial la amortización o alquiler de esa nave es un costo indirecto, también lo es el consumo de luz de dicha nave y si tenemos trabajadores que no están vinculados a una producción concreta, sino que se ocupan de todas, su salario también sería un costo indirecto.

Aplicación a las empresas de servicios

Todo lo que acabamos de decir es aplicable tanto a las empresas de producción o comercialización de productos materiales como a las empresas de servicios; en el caso de las de servicios el producto es el servicio y los costos directos serían la producción del servicio. Por ejemplo, si es una gestoría su producto son tramitaciones administrativas de los clientes y los costos serían los gastos (trabajadores, material de oficina, etc.) destinados a esas gestiones mientras que los gastos serían los de funcionamiento de la propia oficina pero que no tienen que ver con las gestiones de los clientes.

Significado económico y contable de gastos y costos

Como hemos explicado al principio, tanto los gastos como los costos restan en la cuenta de resultados anual a los ingresos para obtener un resultado contable de beneficio o pérdida, así que en lo referente a la marcha general del negocio tienen exactamente la misma significación económica.

Diferenciar entre gastos y costos (y entre costos directos e indirectos) tiene su sentido para poder analizar la rentabilidad de nuestros productos o servicios.

Cada producto o servicio que crea la empresa se puede evaluar económicamente teniendo en cuenta sus costos directos y los indirectos para saber hasta qué punto resulta rentable su producción y para fijar precios.

Si una empresa cuenta con una máquina inyectora de plástico y fabrica muñecos para niños, pero lanza al mercado otro producto de plástico, por ejemplo envases para alimentos, ese nuevo producto va a tener:

• Costos directos: si compra un diseño de los envases deberá pagarlo y/o si tiene un trabajador dedicado a su fábrica.

• Costos indirectos: la propia máquina inyectora de plástico porque se utiliza para estos envases, pero también, en otros momentos, para los muñecos que ya fabricaba. También otros gastos comunes a ambas producciones como los suministros de luz, de plástico (materia prima común), los salarios de trabajadores que se ocupen de ambos productos, etc.
• Gastos: los de administración de la empresa, los impuestos, seguridad, limpieza, transportes, etc.

Esta evaluación económica producto a producto no sólo va a decir si ese producto que analizamos es rentable, sino que vamos a conseguir conocer su umbral de rentabilidad, es decir, qué cantidad de ese producto tenemos de fabricar y vender para que sea rentable (a un precio determinado) sabiendo que, hasta que lleguemos a esa cantidad, el producto no es rentable y, a partir de ella, subirán los costos directos pero no los indirectos y el producto ya nos está dando beneficios; información que es muy útil conseguir separadamente de los resultados totales del negocio en su conjunto.

También tendrá otras utilidades para fijar los precios y para afinar la producción de ese producto analizando si los costos pueden reducirse sin menoscabo de su calidad.