Gestión contable ¿Qué es?, ¿Cómo funciona?

La contabilidad de la que solemos hablar habitualmente es la contabilidad financiera que está configurada para producir una información contable (las cuentas anuales con su cuenta de resultados, balance y otros documentos) cuyo destino es dar una imagen fiel de la actividad y situación de la empresa ante terceros: ante la Administración Tributaria, ante inversores actuales o futuros, ante acreedores, etc.

Pero la información que proporciona la contabilidad no sirve únicamente para el control externo del negocio, también puede dar información muy útil para las decisiones del propio negocio.

La gestión contable es la elaboración y utilización de esta información contable para orientar en la toma de todo tipo de decisiones de la empresa y a distintos niveles de decisión.

Además, con la llamada contabilidad de costes o analítica podemos, también, obtener esta información de manera separada en distintas secciones, productos o zonas geográficas del negocio, discriminando así los resultados para que sean más útiles a la hora de aportarnos datos para la toma de decisiones.

La gestión contable

La gestión contable es la actividad encaminada a obtener información de las operaciones financieras de la empresa.

Esta información, para ser útil, debe ser consecuente, ordenada y metódica; para su elaboración debemos contar con profesionales de la contabilidad con experiencia.

El motivo de elaborar este tipo de estudio es aportar información a la planificación y diseño de estrategias, tanto económicas como contables, así como prever situaciones que ocurrirán en el futuro antes de que se produzcan.

Con ella la alta dirección de la empresa tiene un instrumento magnífico para hacer frente a los problemas del negocio.

La gestión contable se realiza siguiendo tres etapas.

Primera etapa: registro de la actividad económica

En realidad, es algo que ya estamos haciendo al ocuparnos de nuestra contabilidad financiera: mantener al día la información sobre todas las transacciones con valor económico del negocio: compras, ventas, salarios, pagos, cobros, operaciones financieras, etc.

Segunda etapa: clasificar la información

Con la información que nos proporciona el registro del punto anterior el siguiente paso es ordenarla y clasificarla con datos específicos, comparados y relacionados unos con otros; debemos definir cuales son los apartados con los que vamos a trabajar: gastos e ingresos, pagos y cobros, proveedores y clientes, costes y gastos, tipos de productos, etc.

Toda esta información procesada suele ser bastante extensa (disponemos de una gran cantidad de datos) y, para que pueda trabajarse con ella, será necesario este orden y clasificación.

Es importante no perder de vista que, el sentido de esto es la obtención de datos que nos encaminan a decidir de la manera más acertada, ese debe ser el criterio del diseño.

En el paso anterior, el registro contable, deberíamos tener en cuenta que vamos a continuar con este segundo paso para facilitar, en el tipo de registro que llevemos, estas operaciones.

Tercera etapa: resumen de la información

El último paso es la elaboración de un informe escrito donde se resumen los resultados obtenidos por los dos pasos anteriores de manera comprensible y lo más exacta y detallada posible.

Para ello resumiremos los datos utilizando explicaciones, ejemplos, gráficos o tablas.

La destinataria de este informe es la dirección de la empresa que lo utilizará en su toma de decisiones y diseño de estrategias.

Objetivos de la gestión contable

Con esta información tenemos un mayor control de las realidades comerciales y financieras de la empresa para aprovechar, así, mejor los recursos económicos de los que dispone e incrementar la productividad de dichos recursos.

En sentido más concreto conseguimos:

Predecir el flujo de efectivo tanto en dinero como en activos que, en conjunto, son el patrimonio de la empresa.

Apoyo a la dirección de la empresa con información que será básica en su planificación de la actividad, organización y toma de decisiones estratégicas.

Utilizarlo en decisiones relativas a inversiones financieras y utilización de capital ajeno además de proporcionarnos un gran control sobre las operaciones financieras de la empresa y sus resultados.

Ayudar, junto con otros parámetros como el mercado, a fijar los precios de nuestros productos o servicios.

Analizar nuestra cuenta de resultados conociendo, de manera mucho más fiable, por qué y cómo hemos llegado a esos resultados de beneficio o pérdida y adoptando las medidas necesarias y pertinentes.

Sin embargo, la información que proporciona la gestión contable no es útil sólo para la alta dirección de la empresa, otras partes de la empresa y otros intervinientes externos, comerciales, legales y financieros, también tienen interés en los movimientos y evolución de las operaciones de la empresa.

Los analistas de los mercados de valores utilizan esta información.