Una empresa es un todo, una unidad, aunque está compuesta de partes diferentes: de personas y de cosas materiales e inmateriales (como máquinas, vehículos, marcas, patentes, etc.) y aunque, también, su actividad se desarrolla en diversos campos como las ventas, las compras, la financiación, etc.

Por ello la empresa tiene que ocuparse y confeccionar varios presupuestos para los distintos campos que debe atender: la gestión de tesorería, las compras, la producción, la financiación, etc. pero, para controlar la empresa como una unidad, todos esos presupuestos se van a tener que integrar en un presupuesto principal: el presupuesto maestro.

Los componentes del presupuesto maestro son, a su vez, dos presupuestos: el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.

¿Qué es un presupuesto?

Es un documento que, expresado siempre en cantidades de dinero, planea lo que se debe (o se quiere) hacer teniendo en cuenta los recursos que hay (o que se van a necesitar) para hacerlo.

Es un plan de futuro en el que analizaremos, con la información que tenemos (incluida nuestra experiencia del pasado), cuánto vamos a gastar y cuánto vamos a ganar en algo y si está dentro de nuestras posibilidades.

Esto le da fundamento a la existencia del presupuesto maestro: los demás presupuestos menores, que son sus componentes, nos dan esa información de que hablábamos de manera parcial, y adquieren sentido cuando se ven todos ellos como un conjunto.

La confección de este presupuesto maestro (y de los demás presupuestos menores que lo componen) es absolutamente necesaria para tener un control de la actividad de la empresa y, también, para la toma de decisiones de futuro con conocimiento suficiente de nuestras posibilidades y de la conveniencia de lo que vamos a hacer.

El presupuesto de operación

Como hemos dicho el presupuesto de operación es, junto con el financiero, uno de los dos componentes del presupuesto maestro.

El presupuesto de operación es el plan de todas las actividades que va a realizar la empresa en su ámbito productivo y en el periodo presupuestado (se suele hacer por un año)

Integra los siguientes presupuestos más concretos:

• La producción: qué, cuánto y cómo se va a producir.
• Las ventas: la previsión de las mismas. Incluirá planes de actuación para lograr determinados objetivos.

Producción y ventas son dos sectores que están íntimamente ligados.

• Compras de materia prima: debemos saber la que vamos a necesitar para la producción. Aquí deberá planificarse no sólo la cantidad sino las fechas de compras y entregas y sus costos.

Es importante programar para que se disponga siempre de la materia prima necesaria para la producción sin que se paralice esta pero haciéndolo de manera que invirtamos los menores recursos económicos posibles.

• La Mano de obra: el tiempo dedicado a la producción directamente por los trabajadores y los costes laborales que ello va a suponer.
• La utilización de medios materiales como herramientas o máquinas tanto del activo fijo como del circulante: el gasto en el caso de elementos del activo fijo será calculado según su desgaste o amortización.
• Compras de servicios exteriores que estén ligados a la producción.
• De gastos indirectos que no pueden individualizarse en la fabricación de un producto pero que son necesarios para dicha fabricación como el local, suministro de luz o agua, etc.
• De gastos generales de administración de la empresa.

Presupuesto financiero

El presupuesto financiero estudia los costos para la obtención de los recursos necesarios para la actividad de la empresa y los de las inversiones que se van a producir con esos recursos.

La obtención de recursos económicos se produce a través de dos fuentes: interna y externa.

Los recursos internos son los que pertenecen a la empresa: su neto patrimonial.

Estos recursos internos tienen costos menores ya que las aportaciones al capital las hacen los socios del negocio que no van a cobrar un precio (unos intereses) sino que lo hacen para participar en los beneficios finales.

Los recursos externos de financiación nos dirán el coste que tiene el dinero que debemos pedir a terceros, normalmente a bancos.

Generalmente, este presupuesto financiero va a tener en cuenta también los costos de los elementos productivos (parte estrechamente relacionada con el presupuesto de operación que hemos visto en el punto anterior); no es lo mismo comprar una máquina y amortizarla que adquirirla por leasing o alquilarla, por ejemplo, como tampoco es lo mismo tener un trabajador en plantilla o subcontratar estos servicios o acudir a una Empresa de Trabajo Temporal.

Por último se deben tener en cuenta los costes fiscales.

Procedimiento para la elaboración de un presupuesto maestro

Lo primero a tener en cuenta es quién se va a ocupar de confeccionar el presupuesto maestro: lo hará, lógicamente, la alta dirección de la empresa pero es imprescindible que participen todos los responsables de cada una de las secciones de la empresa porque todos los ámbitos van a incidir en este documento.

Se deben tener claros los objetivos que serán siempre las ventas y los beneficios.

Para hacerlo necesitamos recopilar toda la información necesaria y presentarla de manera sistemática y lógica, analizando ratios, estadísticas y porcentajes.

Con todo lo anterior se elabora el presupuesto.

Por último se deberá hacer los necesarios controles para verificar que lo presupuestado se ajusta a la realidad.