Fallos más comunes en el cálculo de nóminas

La preparación de nóminas es una tarea fundamental para cualquier tipo de negocio, ya que debemos seguir ciertos criterios y normativas para que todo esté en regla y no se provoque ningún problema que afecte a trabajadores, o a la propia entidad. Lamentablemente, muchos negocios caen en diversos fallos a la hora de calcular sus nóminas, por lo que hoy vamos a analizar en detalle estos errores tan comunes en el mundo empresarial.

Los 6 fallos más habituales en el cálculo de nóminas

No realizar una planificación previa

Aunque pueda parecer algo innecesario, la preparación de nóminas requiere cierta planificación previa. Esta se realiza con el fin de verificar que todos los datos utilizados para cumplimentarlas son correctos y veraces, además de analizar la información relevante en relación con la legislación actual.

La reutilización de nóminas anteriores como base es uno de los principales errores que se cometen dentro de cada apartado. La información de Recursos Humanos debe actualizarse prácticamente a diario, y las condiciones y contraprestaciones contractuales pueden variar de un mes a otro, por lo que es importante trabajar cada nómina por separado.

La preparación de las nóminas debe realizarse durante las tres primeras semanas de cada mes, dedicándolas a recopilar la información necesaria sobre cada trabajador, gestionar todo lo relacionado con el aspecto tributario y la Seguridad Social, así como administrar las altas y bajas en la empresa.

Reducir el personal especializado en gestiones administrativas

Muchos negocios optan por prescindir de profesionales especializados en este tipo de gestiones administrativas, destinando ese presupuesto a otras áreas como la producción o la publicidad. Si no se subcontrata una gestoría o los profesionales encargados de la gestión de nóminas no están lo suficientemente preparados, se pueden generar muchos problemas en este aspecto.

La escasez de control interno sobre la preparación de nóminas es otro de los problemas más comunes, sobre todo en pymes. Si un trabajador no tiene las competencias para extraer y analizar la información de las bases de datos, o bien no conoce con detalle las normativas y procesos a seguir, es muy probable que se produzcan incidencias en el cálculo de las nóminas.

Uno de los errores más comunes que cometen estos profesionales con poca experiencia consiste en recalcular una nómina ya pagada, obviando algunos aspectos que varían en el resultado del próximo mes. Por ello, recalcamos la importancia de tratar cada nómina de forma individual, trabajándolas de forma independiente.

Descartar la inversión en un software especializado

Es evidente que los programas especializados en diferentes tareas administrativas han llegado para quedarse. Sus beneficios superan notablemente a los procesos tradicionales, reduciendo inversiones de tiempo y dinero, pero muchos negocios son reacios a la modernización, lo cual supone un grave error.

Un software como NOMINASOL cuenta con las funcionalidades perfectas para realizar un cálculo de nóminas preciso y eficiente. Permite recopilar e integrar toda la información relevante, así como detectar posibles fallos y errores en el cálculo de las nóminas, simplificando notablemente las tareas administrativas en este aspecto.

Fallos en la comunicación interdepartamental

Otra gran parte de las incidencias en el cálculo de nóminas viene producida por una pobre comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa. En estos casos, puede que los responsables de rellenar las nóminas no estén al tanto de incidencias que afectan a la situación particular de cada trabajador, lo que deriva en graves errores en su preparación.

Uso de plantillas desactualizadas

El uso de las plantillas a la hora de preparar nóminas es muy común y útil, pero exige revisar con cautela todos los datos y apartados que se incluyen antes de formalizarlas y rellenar con la información de cada trabajador.

Muchos modelos que encontramos en internet omiten u olvidan ciertos datos que obliga la ley, algo que puede causar problemas a la empresa si se utilizan. Por ello, es imprescindible que, si no se cuenta con un modelo propio, comprobar todo lo que incluye la plantilla, y añadir cualquier dato u apartado obligatorio que se haya omitido.

Confusión a la hora de rellenar las contraprestaciones de cada trabajador

Debido a la elevada cantidad de conceptos retributivos y contraprestaciones que puede recibir cada trabajador en función de su situación particular, es habitual encontrar errores o disputas relacionadas con esta materia. Esta situación se produce con más frecuencia si tenemos en cuenta que muchos de estos conceptos se transmiten sin formalización por escrito (a través de llamadas telefónicas o conversaciones cara a cara).

Para evitar este inconveniente, la solución más eficiente la encontramos en un software especializado en gestión de nóminas. Este tipo de programas permiten incorporar toda la información relevante de forma rápida y sencilla, quedando registrada y disponible para su inmediato uso a la hora de preparar las nóminas.

Como hemos visto, la preparación de nóminas es una tarea que se puede complicar debido a varios factores, por lo que es conveniente analizar estos fallos y comprender sus soluciones para evitar disputas y conflictos en la empresa.