Si vamos a iniciar una nueva actividad económica (un nuevo negocio) la primera decisión que debemos tomar es si vamos a operar directamente nosotros como personas físicas (autónomos) o si consideramos mejor constituir una sociedad mercantil (normalmente una sociedad limitada) para que sea ella la titular del negocio.

Igualmente, si ya estamos ejerciendo una actividad económica como personas físicas podemos plantearnos si no sería mejor cambiar la titularidad de nuestro negocio a una sociedad.

Esta sociedad limitada de que hablamos, si estamos solos en el negocio, sería una sociedad limitada unipersonal que, si se realizan todas las gestiones con la diligencia debida, tiene las mismas características, ventajas e inconvenientes que una sociedad limitada normal.

Existen otro tipo de sociedades que pueden tener más ventajas, como la Sociedad Limitada Laboral.

Como personas físicas, por el contrario, si somos varios socios podemos constituir una Comunidad de Bienes que no es una sociedad ni ningún tipo de persona jurídica, es sólo una agrupación a efectos fiscales para presentar determinados impuestos, como el IVA, en común.

Para tomar esta decisión, como ocurre siempre que tenemos que tomar una decisión importante, debemos disponer de la información necesaria y, a través de dicha información, poder calibrar las ventajas e inconvenientes que tiene cada una de las dos situaciones.

Eso es lo que vamos a intentar hacer aquí.

Limitación de la responsabilidad

Si operamos nuestro negocio personalmente, como personas físicas, de las deudas y obligaciones que resulten respondemos nosotros con todo nuestro patrimonio, es decir, con todos nuestros bienes presentes y futuros por lo que, aunque llegáramos a ser insolventes, si en un futuro cercano o remoto alcanzamos mejor fortuna económica, conseguimos un buen trabajo en otra cosa o heredamos, los acreedores del negocio nos van a poder reclamar esas deudas.

La gran ventaja que tiene una sociedad limitada es, precisamente, la limitación de responsabilidad: cuando constituimos la sociedad la dotamos de un capital social y va a ser la sociedad la que responda de las deudas y obligaciones que resulten del negocio y no nosotros. Nuestra responsabilidad personal se limitará a la aportación efectiva del capital de la sociedad, si no la hemos hecho ya.

Todo lo dicho se refiere a responsabilidades económicas mercantiles, civiles o administrativas, la sociedad no nos libra de otro tipo de responsabilidades como las penales que sí nos podrán afectar.

Cotizaciones a la Seguridad Social

Si somos personas físicas tenemos la obligación de darnos de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA) y pagar todos los meses la cuota o recibo correspondiente (salvo quienes no están obligados como los profesionales que cotizan por su mutualidad).

La ventaja aquí es que, si cumplimos los requisitos, fundamentalmente no tener deudas con la Seguridad Social y no haber estado de alta en RETA durante los dos años anteriores, podemos acogernos a la tarifa plana de 50€ durante los seis primeros meses y otras reducciones durante el año siguiente y a las subvenciones y ayudas de las comunidades autónomas.

En la sociedad limitada la obligación es la misma: el administrador de la sociedad tiene que darse de alta en el RETA y cotizar todos los meses.

En este caso la Seguridad Social no aplica la tarifa plana de 50€; podemos reclamarla y, seguramente, ganarla en juicio, pero es todo más complicado.

Así que tendremos que pagar la totalidad de la cotización de autónomos desde el principio.

Si tenemos trabajadores a nuestro cargo todas las gestiones, obligaciones y cotizaciones sociales son exactamente iguales si somos persona física o sociedad.

Trámites y gastos de fundación

Si vamos a operar como personas físicas el inicio del negocio es mucho más barato y sencillo.

Además de los trámites que debamos cumplir que sean específicos de nuestro negocio, como pedir la licencia de apertura al Ayuntamiento si tenemos un local o inscribirnos en un colegio profesional cuando sea preceptivo por ejemplo, los únicos trámites que debemos realizar son:

• Darnos de alta en el censo de obligados tributarios de la AEAT (Modelos 036 ó 037) indicando el epígrafe de la actividad que vamos a realizar y dándonos de alta en las obligaciones fiscales que vayamos a tener.
• Darnos de alta en el RETA ante la Seguridad Social (a partir de octubre de 2018 los trámites ante la Seguridad Social deben hacerse siempre online).

Y ya está.

Por el contrario, la sociedad limitada hay que constituirla para lo que deberemos:

• Pedir certificación del nombre social en el Registro Mercantil Central.
• Pedir un NIF provisional a la AEAT, para ello deberemos aportar los datos de los fundadores y otros como el objeto social.
• Depositar en una entidad bancaria el capital social, que abrirá una cuenta con el nuevo NIF, y pedir un certificado de tal depósito para aportarlo en la fundación. Esta cantidad depositada quedará bloqueada en el banco hasta que esté constituida la sociedad. En el caso de una sociedad limitada el capital mínimo son 3.000,06€.
• También podemos aportar todo o parte del capital en especie, en cuyo caso no habrá que depositarlo en el banco sino aportar al notario la documentación de los bienes y derechos que lo constituyen.
• Redactar unos estatutos sociales (normalmente los oficiales de las notarías nos van a facilitar unos estatutos estándar.
• Acudir a la notaría y otorgar la escritura de constitución de la sociedad.
• Liquidar los impuestos en la oficina de hacienda de la comunidad autónoma donde estemos (AJD).
• Presentar para su registro la escritura de constitución en el Registro Mercantil.

Gestión del negocio y tratamiento fiscal

Seamos autónomos o sociedad el IVA se va a gestionar de la misma manera. Les a los trabajadores o a terceros se tramitarán igual. Lo mismo sucede con otro tipo de impuestos o con las declaraciones informativas.

Si actuamos como personas físicas estamos sujetos al Impuesto Sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) por lo que deberemos cumplir las obligaciones propias del régimen fiscal al que estemos acogidos: si estamos en estimación directa normal deberemos llevar contabilidad igual que una sociedad; si es estimación directa simplificada solo libros de ingresos y gastos y si estamos en módulos no tenemos, normalmente, que llevar ninguna contabilidad.

Aquí estaremos obligados a presentar el pago a cuenta del IRPF (Modelo 130) cada trimestre y, cada año, la declaración anual de IRPF.

Si somos una sociedad limitada estaremos obligados a llevar contabilidad de sociedades en libros legalizados por el Registro Mercantil, y a formular cada año cuentas anuales y a depositarlas, para su publicidad, en el mismo.

Estaremos sujetos al Impuesto de Sociedades por lo que deberemos presentar anualmente la declaración de dicho impuesto y en tres momentos del año sus pagos a cuenta.

Es importante señalar la diferencia en esto: la persona física que tributa por IRPF se le aplican sus condiciones y sus tipos impositivos; por un lado pueden existir determinados gastos que no pueda deducir y, por otro, el tipo impositivo del IRPF es progresivo por lo que nos va a convenir más, en este apartado, actuar como personas físicas si nuestros beneficios son bajos ya que el tipo progresivo lo que hace es aumentar cuanto más aumentan los ingresos.

Por el contrario, la sociedad limitada tributa, en el Impuesto de Sociedades, a un tipo fijo del 25% aunque, durante los dos primeros años que tengamos beneficios, se reduce al 15%. Por lo tanto si nuestros beneficios son importantes nos va a compensar más esta segunda modalidad. Todo es cosa de hacer números.