El gabinete de prensa en una empresa es una sección (interna o externa) que se ocupa de todo lo relativo a la relación de dicha empresa con los medios de comunicación y demás actividades relacionadas con el cuidado de la imagen de la empresa (y de sus productos) cara al público.

En nuestros días es una actividad fundamental de cualquier empresa ya que, en la sociedad de la información en la que vivimos, no es posible sobrevivir como negocio sin que la gente nos conozca.

Mientras la publicidad y demás herramientas de marketing son un instrumento necesario a corto plazo para vender nuestros productos y servicios, la actividad de relaciones pública y, más en concreto, la de nuestro gabinete de prensa va dirigida a más largo plazo para la creación de imagen de nuestro negocio, una imagen que debe ser creíble y ajustada a la realidad.

Tipos de cobertura mediática

Si hablamos de la cobertura de los medios de comunicación sobre nuestra empresa o nuestros productos podemos distinguir dos tipos:

• Cobertura adquirida son espacios en los medios de comunicación que conseguimos mediante pago; sea por una campaña publicitaria o por comunicados que insertamos en dichos medios. Su ventaja es que tenemos un control total sobre ella.
• Cobertura ganada la producen los propios medios de comunicación, de manera gratuita, y suele ser producto de una colaboración que hacemos a dichos medios en forma, por ejemplo, de artículos de opinión o cartas al editor. No hay que pagarla pero sí hay que crearla y confeccionarla.

Funciones del gabinete de prensa

Realizar y poner a disposición de los medios comunicados o notas de prensa que son textos escritos en los que hacemos llegar mensajes de interés periodístico sobre nuestro negocio o nuestros productos, para que sean divulgadas por dichos medios de comunicación.

La nota de prensa tradicional era un mero comunicado de información, pero, hoy en día, bien utilizada puede ser un instrumento muy bueno para mejorar el posicionamiento de nuestra empresa en el mercado y de su marca e imagen en internet y, sobre todo, en las redes sociales.

Para potenciar su eficacia en este último aspecto debemos ocuparnos (a veces incluso contratando espacios) de que nuestras notas de prensa se publiquen en los medios adecuados para llegar a donde queremos y conseguir el mejor posicionamiento.

La redacción de la nota debe ser muy clara y directa para que los receptores capten nuestros mensajes.

Junto a nuestra nota de prensa podemos acompañar un dossier con documentación e información que respalde lo que decimos en ella.

Comunicar con los medios: hablar con los medios de comunicación, llamar su atención sobre aspectos que nos interesen, responder sus preguntas y cuestionarios y, llegado el caso, hacerles declaraciones o participar en debates o tertulias donde podamos representar a nuestra empresa o producto.

También es función del gabinete de prensa cuidar y vigilar los contenidos de nuestros sitios web corporativos, así como de las informaciones que aparece sobre nosotros en otros lugares de la Red: la información que aparece en ellos es muy importante para vender nuestros productos y servicios y no sólo debe ser veraz sino también de calidad y, además, ser actualizada con la periodicidad adecuada.

No debemos olvidar que lo que aparece en internet sobre nosotros es una parte fundamental de la imagen de nuestra empresa y de nuestros productos o servicios.

¿Gabinete de prensa propio o contratado a otra empresa?

No nos cansaremos de decir que esta tarea de comunicar con el mundo a través de los medios de comunicación, tanto tradicionales como en Internet, es fundamental para cualquier empresa que pretenda conseguir un buen posicionamiento en el mercado.

Cualquier empresa de cualquier tamaño: desde el pequeño autónomo que tiene que contratar un webmaster para diseñar su presencia en Internet y trabajar su posicionamiento SEO, incluyendo muchas veces contenidos (como videos explicativos) para aparecer en redes sociales, a cualquier otro tipo de empresa hasta las más grandes.

Debemos decidir cómo se va a cubrir esta necesidad: si vamos a crear nuestro gabinete de prensa dentro de la propia organización de nuestra empresa o vamos a contratar a una empresa externa especializada en ello.

Esta decisión dependerá de las circunstancias, características y capacidades de nuestra empresa y, también, de sus necesidades concretas.

Si creamos nuestro propio gabinete de prensa deberemos contratar, como trabajadores de nuestra empresa, a uno o varios especialistas en la materia (periodistas, informáticos, etc.) que desarrollen esta función y dotarles de los medios necesarios para ello.

Si contratamos una empresa externa especializada esto puede tener sus ventajas:

Estas empresas que se dedican sólo a esto suelen tener una relación más estrecha y fluida con los medios de comunicación a los que nos vamos a dirigir porque se dedican a trabajar con ellos.

Además, nos van a proporcionar un punto de vista externo al nuestro, lo que enriquecerá la actividad.

Por último, dependiendo de cada caso suelen ser más asequibles económicamente; mientras nosotros creamos una persona o un equipo de trabajadores con sus infraestructuras, la agencia externa tiene equipos ya formados, especializados en cada tipo de tarea, que van a estar también a nuestra disposición si somos sus clientes.