Si hablamos del tradicional ticket restaurante o vales de comida o las más actuales tarjetas de comidas de empresa nos encontramos con una realidad que existe hace muchos años: la empresa entrega a sus trabajadores unos “vales” o le dota de una tarjeta para realizar comidas en el entorno laboral.

Al final de este artículo veremos cómo se articula esto y que ventajas puede tener pero, primero, debemos conocer las consecuencias fiscales de las comidas “de trabajo”.

Deducibilidad de las comidas para autónomos

Con la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo (Ley 6/2017, de 24 de octubre), el trabajador por cuenta propia ve equiparados sus derechos a los que vienen teniendo los trabajadores por cuenta ajena (o, al menos, ese es el propósito de la norma).

En cumplimiento de esta norma, desde enero de 2018 se aumentan los conceptos de gasto que se pueden deducir en el IRPF en estimación directa y, entre otros, se regulan los gastos de manutención consistentes en comida y alojamiento causados al realizar la actividad y que se paguen por cualquier medio electrónico de pago, siendo esta deducción en las mismas cuantías que ya prevé el reglamento del IRPF para los trabajadores por cuenta ajena, es decir, 26,67€ diarios o, si es en el extranjero, 48,08€ diarios.

Estas cantidades se podrán doblar cuando el autónomo tenga que pernoctar fuera de su casa.

Es ya tradicional que el trabajador por cuenta propia se deduzca las “comidas de trabajo” y que ello suponga problemas (si se excede) con la Inspección de Hacienda; por ello es una ventaja importante que, normativamente, se fijen los parámetros y límites en que podemos gastar para comer fuera de casa por razones laborales.

Sin embargo, no queremos dejar de subrayar que estamos hablando de comidas que hacemos en nuestra actividad laboral: si abusamos de esto y cargamos, sin tener al menos cuidado de las apariencias, comidas que no tienen nada que ver con la actividad que realizamos de manera recurrente podemos tener problemas con Hacienda.

Deducibilidad de las comidas para los trabajadores por cuenta ajena

En el caso de que la empresa deba pagar comidas de sus trabajadores por cuenta ajena en el entorno de trabajo, este pago se puede articular de dos maneras:

• De forma indirecta: el trabajador paga sus comidas de su propio bolsillo y, a fin de mes, la empresa le reintegra este gasto. Es la llamada dieta por alimentación y la encontramos incluida en la nómina. En este caso las cuantías que paga la empresa tienen la consideración de retribuciones y están, por tanto, sujetas a IRPF y a sus retenciones. Además, la empresa podrá deducir el IVA de las facturas que le entregue el trabajador si, por su naturaleza, es deducible a efectos de IRPF o Impuesto de Sociedades.

• De forma directa: es la empresa la que paga las comidas de sus trabajadores. Esto puede hacerse porque la empresa lo pague directamente o cuando el trabajador lo paga como un suplido, por cuenta de la empresa. En esta segunda modalidad el gasto es deducible para la empresa (incluido su IVA) y no afecta al trabajador, dentro de los límites que veremos a continuación.

La Ley del IRPF fija las cantidades máximas y las condiciones en las que este gasto directo de comida no es una retribución en especie para el trabajador y, por lo tanto, no incide en su nómina a efecto del IRPF y de sus retenciones.

La primera condición es que la comida tenga lugar en días y horas de trabajo.

No puede tener lugar en días en los que el trabajador ya esté devengando dietas de manutención exentas de gravamen.

Si se paga a través de fórmulas indirectas (como cheques restaurante) la cuantía no podrá ser superior a once euros diarios; si se supera esta cuantía el exceso tributará como retribución en especie. Los vales o tarjetas restaurante que se entreguen al trabajador deberán cumplir las siguientes condiciones:

• Estar numerados.
• Ser nominativos (para el trabajador) con los datos también de la empresa y, cuando sean en papel, debe constar su importe nominal.
• No se pueden transmitir a otro y lo que no se consuma en un día no se acumulará.
• No se pueden canjear por dinero.
• Solo se pueden usar en establecimientos de hostelería.
• La empresa debe llevar un control de los entregados y de su uso.

Los vales y tarjetas restaurante

En España los vales restaurante se consideran un beneficio social en el que la empresa compensa a sus trabajadores que no pueden acudir a comer a su casa por el tipo de jornada de trabajo. Últimamente también han aparecido los llamados cheques guardería para este servicio de forma similar a las comidas.

En este sentido el RD-Ley 16/2013, del 20 de diciembre es el que estableció que tales beneficios se integren en la base de cotización, lo que se hace en los términos que acabamos de ver en el punto anterior.

Para la prestación de este servicio en España las empresas pueden acudir a tres grandes empresas que lo prestan: Sodexo, Cheque Gourmet y Edenred.

El servicio ha pasado del cheque físico en papel al formato digital, ahora se entregan tarjetas restaurante con las que se pueden pagar las comidas y dotan a la empresa de un mayor control de los gastos.

Sin embargo, la utilización de este servicio ha disminuido en cantidades totales: según un estudio hecho por la Universidad de Barcelona en el año 2013 disfrutaron de vales de comida 573.000 trabajadores, sobre todo en Madrid y Cataluña, con una facturación de los restaurantes por este medio ascendió a 990 millones de Euros (más IVA).

El pasado año 2017 las cifras disminuyeron: han utilizado el servicio 460.000 trabajadores con un volumen de gasto de unos 500 millones de Euros (también sin IVA).

En su lugar han aparecido otras empresas que, en lugar de la tarjeta restaurante, llevan comida preparada al puesto de trabajo que sólo tiene que ser calentada. Este nuevo servicio resulta más caro y no garantiza que el trabajador coma mejor, pero es más rápido y cómodo para que pueda seguir trabajando.