¿Que gastos se pueden desgravar y cuales no?

Cuando realizamos una actividad económica de cualquier naturaleza (venta o producción de bienes o prestación de servicios) tenemos que cumplir obligaciones fiscales (y otras) que nos impone la normativa aplicable.

Tales obligaciones se nos imponen según las circunstancias concretas de nuestra actividad, por ejemplo;

• Si somos una persona jurídica (SA, SL, SCA u otros entes sujetos) deberemos liquidar, presentar y, en su caso, pagar el Impuesto de Sociedades.
• Si actuamos como persona física (somos autónomos o profesionales) el impuesto que nos corresponde es el Impuesto Sobre la Renta de las Personas Físicas.

En ambos casos también somos sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido, salvo para determinadas actividades o lugares del territorio nacional donde no es de aplicación.

Es todos estos casos las liquidaciones fiscales son el resultado de aplicar unas cantidades que suman como ingresos (o IVA repercutido) a las que podremos restar otras que son los gastos deducibles (o el IVA soportado).

La desgravación

Consiste en imputarnos cantidades que podemos restar de nuestros ingresos con el objeto de obtener un resultado de beneficios o pérdidas que va a ser la base de cálculo del pago de los impuestos que nos afectan.

Como es lógico, la normativa de cada impuesto regula con todo detalle qué cantidades podemos desgravar y cuáles no.

La idea, común a todos los impuestos, es que podemos imputarnos los que sean gastos necesarios para la obtención de ingresos por lo que depende de nuestra actividad concreta si un gasto es desgravable o no, una misma compra puede ser objeto de desgravación en una actividad y no serlo en otra.

Por ejemplo, si lo que tenemos es una tienda de ropa es un gasto desgravable la compra de trajes o vestidos porque los estamos comprando para revenderlos que es nuestro negocio, pero si nuestro negocio es de dar soporte informático no podremos deducirnos la compra de un traje o vestido porque no tiene nada que ver con nuestra actividad, salvo que seamos capaces de demostrar lo contrario.

Esto es aplicable a todos los impuestos que vamos a ver a continuación.

Impuesto sobre el Valor Añadido

Se aplica en todo el territorio español excepto Canarias, Ceuta y Melilla (donde se aplican impuestos parecidos), así como en el resto de los países europeos.

El IVA es un impuesto que grava el consumo por lo que quién soporta el coste económico de su pago es el consumidor y no los empresarios o profesionales que lo gestionan.

Sin embargo, quién liquida y paga el IVA no es el consumidor sino el empresario o profesional que le cobra sus bienes o servicios, es un impuesto indirecto porque quién lo paga no es quien lo liquida e ingresa (a diferencia de los impuestos directos, como el IRPF, en los que su liquidación y pago los hace, normalmente, quién va a soportar su pago).

Todos los pagos que se realizan de cualquier naturaleza están sujetos al pago de IVA (con la única excepción de determinados pagos que están excluidos por estar exentos o no sujetos).

Por lo tanto, si un empresario o profesional tiene que pagar IVA cuando realiza sus pagos, pero no es quien tiene que soportar el impuesto porque no es el consumidor que, recordemos, es quién debe soportar el IVA, tiene derecho a reclamar las cantidades de IVA que ha pagado a sus proveedores de bienes y servicios. A esto lo llamamos el IVA soportado o deducible.

Periódicamente (en la mayoría de los casos trimestralmente) el empresario o profesional está obligado a hacer una declaración-liquidación de IVA donde informa sobre:

• El IVA repercutido en las facturas que ha cargado para su pago a sus clientes.
• El IVA soportado en las facturas que ha recibido de sus proveedores.

Esta liquidación da un resultado positivo o negativo, si es positivo debe ingresar esta diferencia a Hacienda y, si es negativo, queda a compensar la diferencia en declaraciones posteriores y, anualmente, puede pedir que se le devuelva el dinero.

Todo lo dicho hasta aquí nos indica lo que es la desgravación del IVA, el empresario o profesional (que, como hemos visto, gestiona pero no soporta el coste del impuesto) puede deducir el IVA que haya pagado sus gastos ordinarios propios de su actividad.

Dichos gastos deben cumplir dos requisitos:

• Ser gastos que, por su naturaleza, produzcan el derecho a desgravación.
• Estar justificados documentalmente, normalmente mediante una factura o, en determinados casos, un ticket de caja.

Regla de la prorrata está prevista para aquellos empresarios o profesionales que tienen ingresos donde repercuten IVA y otros ingresos en los que no deben repercutirlo (por ejemplo, un abogado que cobra a sus clientes particulares con IVA, pero cuando cobra el Turno de Oficio a la Comunidad Autónoma se lo pagan sin IVA).

En este caso el IVA deducible no se resta en su totalidad a los IVA de los ingresos, sino que existe la obligación de aplicar el IVA que ha soportado sólo en la proporción en la que sus ingresos repercuten IVA.

En la aplicación de la prorrata lo que hará será calcular el porcentaje de sus ingresos sujetos a IVA respecto de los no sujetos y solo podrá aplicar la desgravación de IVA en sus gastos en dicho porcentaje.

IVA en estimación objetiva en este caso no hay gastos desgravables porque el pago periódico del empresario se calcula según otros criterios.

Impuesto de Sociedades

Siguiendo el criterio que hemos explicado de que son desgravables los gastos necesarios para la obtención de ingresos, las sociedades mercantiles se imputan sus gastos en su contabilidad.

Dichos gastos se contabilizan como tales (en cuentas del grupo 6 el gasto y del 47 respecto del IVA) siguiendo los criterios de la normativa contable (el Plan General de contabilidad).

Hablamos de gastos que no son sólo las facturas recibidas sino otros como nóminas y seguros sociales, provisiones y previsiones por diversos conceptos, etc.

Sin embargo, existen gastos que sí son computables como tales según la normativa contable pero que no se pueden desgravar según la normativa del Impuesto de Sociedades por lo que habrá que hacer las correcciones que sean necesarios para cumplir esta última norma.

Periodificación de gastos desgravables, por último, existen gastos que no podemos imputar cuando se devengan y se realiza su pago porque son gastos que no se producen en un momento puntual, sino que estamos adquiriendo activos que nos van a resultar útiles durante mucho tiempo.

Cuando se producen estos gastos su imputación como gasto y su desgravación fiscal se debe producir a lo largo del periodo en que los utilizamos, esto se llama amortización por la que un bien que, por ejemplo, nos va a durar diez años será desgravable durante diez años según los criterios que nos permita la normativa aplicable.

Impuesto Sobre la Renta de las Personas Físicas

Para los empresarios y profesionales personas físicas, que tributan por el IRPF la imputación de gastos depende del régimen a que estén sujetos en este impuesto.

Estimación objetiva es un sistema de módulos en el que se calculan los rendimientos del que paga el impuesto a través de indicios que nos da su negocio (como los metros cuadrados de su local, los vehículos, el número de trabajadores que tiene, etc).

En este caso no podemos hablar de desgravación porque el impuesto a pagar se calcula de otro modo.

Estimación directa puede ser de dos tipos:

• Estimación directa normal: el empresario o profesional está obligado a llevar contabilidad igual que las sociedades y sus gastos seguirán criterios prácticamente iguales, incluidas las amortizaciones y provisiones.
• Estimación directa simplificada: únicamente se le obliga a llevar registros de sus ingresos y gastos por lo que el cómputo de los gastos desgravables será mucho más sencillo.