Cómo hacer la memoria anual de una empresa

La memoria anual es uno de los documentos que integran las cuentas anuales de la empresa que deben, obligatoriamente, redactarse al final de cada ejercicio contable y presentarse en el Registro Mercantil que las publica y, por tanto, estarán a disposición de cualquier persona que quiera consultarlas.

La memoria sirve para ampliar la información que aparece en las cuentas anuales, completarla y comentarla.

Su forma y contenido están regulados por La Ley de Sociedades de Capital (RD Legislativo 1/2010, de 2 de julio) en sus artículos 259 y ss., el Código de Comercio (RD  de 22 de agosto de 1885) en sus artículos 34 y ss. y está descrita de manera exhaustiva por el Plan General de Contabilidad (RD 1514/2007, de 16 de noviembre, en adelante PGC).

Para la elaboración correcta de la memoria los Registros de lo Mercantil ponen a nuestra disposición un modelo oficial de cuentas abreviadas en Internet que nos facilitará la labor.

Esta memoria abreviada, como su nombre indica, requiere menos información.

Vamos a ver el contenido mínimo que la Ley establece para este documento.

Criterios de Valoración

La valoración contable de todos los elementos del balance está regulada por el PGC.

La memoria debe explicar los motivos cuando no quede claro que se adaptan a los criterios previstos y otros casos como explicar, también, cómo se han determinado y calculado las correcciones valorativas (cuando las hay).

También deberá explicarse el tipo de cambio para elementos que se valoran inicialmente en moneda distinta del euro.

Datos de entidades relacionadas

Deben contener el nombre, domicilio, forma jurídica de sociedades de las que nuestra entidad sea socio o propietario (directo o indirecto) de un 20% de su capital o cuando tenga una influencia significativa, con detalle de porcentajes, derechos de voto, datos del patrimonio neto, etc.

Esto va a determinar si hay que realizar cuentas consolidadas, que se verán al final de este artículo.

Composición y naturaleza del patrimonio de la sociedad

Explicar, en los casos de acciones diferenciadas, privilegiadas, sin voto, o similar con todos los datos.

También en caso de existir bonos de disfrute, bonos de fundador, obligaciones convertibles o títulos similares, con su descripción y derechos que dan.

Describir si existe autocartera de acciones, cómo y por qué.

Descripción de obligaciones de la empresa

Se describen, una a una y por separado, las deudas de duración mayor a cinco años, sus importes, y también las deudas que tengan una garantía real (una prenda o una hipoteca).

La cantidad total de las deudas y garantías a favor de otras personas, aunque ya figuren en el pasivo del balance. Aquí también se incluirán, por separado, los compromisos sobre pensiones de los trabajadores y las deudas con entidades del grupo.

Los acuerdos y compromisos que no figuran en el balance cuando tengan importancia financiera en el negocio, describiendo su posible impacto financiero.

Las transacciones con personas vinculadas a la empresa, con su descripción e impacto financiero.

Comparaciones y efectos de la normativa fiscal

La normativa contable se aplica para la elaboración de la contabilidad, como es lógico, pero es diferente de la normativa fiscal que, en muchas ocasiones, aplica límites, baremos y criterios distintos. Por ello, para poder elaborar los impuestos se deben hacer, a los resultados que obtenemos con la contabilidad, los llamados ajustes extracontables en aplicación de las normas del Impuesto de Sociedades.

La memoria debe explicar qué cambios se habrían producido si las valoraciones de elementos se hubieran hecho siguiendo esta normativa fiscal, siempre que tales cambios sean significativos.

También se deberá describir y comparar la carga fiscal de los diferentes ejercicios (los anteriores y el presente) con detalle de la ya pagada y la que deba pagarse en el futuro.

Informaciones en detalle sobre la actividad

Si tiene importancia, se desglosan los ingresos ordinarios distribuyéndolos en actividades, zonas geográficas, productos u otras categorías que nos den información significativa. Esto no es obligatorio si las cuentas son abreviadas.

Se dará información sobre el número medio de trabajadores de la empresa, describiendo sus distintas categorías y el gasto social, indicando los gastos en pensiones.

En este apartado se dará información de la distribución por sexos diferenciando cada categoría profesional y, también, los empleados con discapacidad.

En cuanto al personal de alta dirección y miembros del consejo de administración se describirán todas sus retribuciones económicas y demás obligaciones relativas a pensiones o seguros.

También los anticipos y préstamos a este personal directivo, describiendo su situación actual.

Se describirán y explicarán los movimientos contables que afecten a elementos del inmovilizado.

Explicar las partidas de instrumentos financieros

Se deberá explicar, cuando existan variaciones en la valoración de instrumentos financieros utilizando su valor razonable, la técnica y los modelos para esta valoración, con todo detalle de su incidencia en la cuenta de Pérdidas y Ganancias y, si son derivados, sus condiciones y naturaleza.

Lo mismo ser hará con las reservas sobre estas valoraciones de instrumentos financieros.

Si la valoración no se ha hecho por su valor razonable se indicará cuál es dicho valor razonable.

Operaciones con socios o administradores

Los contratos con socios o administradores así como sus modificaciones y extinciones, cuando se refieran a operaciones que no son del tráfico normal de la sociedad, deberán explicarse y detallarse.

Información sobre grupos de empresas

Si pertenece a un grupo consolidado se detallarán los datos de su sociedad dominante (nombre, domicilio, Registro Mercantil a que pertenece) o los motivos para no tener que consolidar.

En los casos de varias sociedades con una dirección común (unidad de decisión) que no estén obligadas a consolidar sus cuentas la sociedad de mayor activo describirá la situación con todo detalle y las demás indicarán a esa de mayor activo, con sus datos, como la que tiene la información sobre dicho grupo.

Resultados

Se explicarán las partidas excepcionales de ingresos y gastos.

Deberá detallarse la propuesta de aplicación del resultado contable.

Otros datos

Por último, se añadirá cualquier otra información que sea significativa y no se pueda deducir de la cuenta de Pérdidas y Ganancias.