¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es una herramienta cuyo objetivo es ordenar y sistematizar información relevante y trascendente a la hora de realizar cualquier trabajo. Así, a través de un plan de trabajo se interrelacionan los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos que se tienen a disposición para la realización del trabajo. De esta forma, el plan de trabajo establece un cronograma donde se determinan las directrices para realizar un trabajo, designando a los responsables y determinando las metas y objetivos a conseguir.

¿Para qué sirve un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es una hoja de ruta, un esquema, que sirve para guiarnos durante el mismo y tener en un mismo lugar todos los procesos, operaciones y tareas necesarias para la realización del mismo.

Este tipo de esquemas se aplican, sobre todo, en el ámbito empresarial, en los estudios académicos y en las ventas, si bien no son los únicos ámbitos o sectores donde un plan de trabajo puede resultar de gran utilidad. Así, sirve, sobre todo, para determinar las tareas que se han de llevar a cabo, cuándo se han de realizar y quién ha de realizar dichas tareas.

Estructura y caracteristicas de un plan de trabajo

En los planes de trabajo se dividen las tareas necesarias para poder realizar el trabajo en cuestión, asignándole a cada una de esas tareas un plazo de tiempo dentro del cual se ha de realizar. De esta forma, se estima en cuánto tiempo se conseguirán los objetivos y metas del trabajo.

Las principales características de un plan de trabajo son las siguientes, siendo fundamentales, pues determinarán la estructura de dicho plan de trabajo:

1. Las acciones: las tareas que se han de llevar a cabo para la realización del trabajo.
2. El tiempo: cuándo se han de entregar las tareas y cuánto tiempo se tiene para la realización de cada una de ellas.
3. Los canales: dónde se van a llevar a cabo las tareas a realizar.
4. Los responsables: se determinarán quiénes van a realizar cada una de las tareas.
5. Los recursos humanos, materiales y tecnológicos: qué recursos van a ser necesarios para la realización de cada una de las tareas.
6. Los objetivos: las metas a conseguir, es decir, qué se espera conseguir con la realización del trabajo.
7. Cumplimiento de los objetivos: se determinará cómo se sabe que se han cumplido cada uno de los objetivos propuestos.

Así, esta es, básicamente, la estructura de un plan de trabajo, si bien es cierto que es importante mencionar que, normalmente, los planes de trabajo suelen tener un plazo temporal de 1 año.

Tipos de planes de trabajo

Existen diferentes tipos de planes de trabajo, si bien es cierto que hay 4 tipos que se dan con mucha mayor frecuencia. Son los siguientes:

1. Plan de trabajo de ventas: es muy habitual que los departamentos de venta de las empresas sigan un plan de trabajo de este tipo para cada uno de sus agentes comerciales. En estos casos la coordinación es de especial importancia, pues cada uno de los agentes comerciales tendrá una serie de objetivos que tendrá que conseguir en diferentes áreas. Gracias al seguimiento de un plan de ventas, es fácil saber la eficacia de cada uno de los comerciales.
2. Plan de trabajo de una empresa: todas las empresas tienen ciertos objetivos y, en las más grandes, las cuales están divididas en varios departamentos, resulta de gran importancia realizar un buen plan de trabajo para que cada departamento sepa qué ha de hacer en cada momento para conseguir los objetivos empresariales.
3. Plan de trabajo de un proyecto personal: cada vez son más los valientes que se deciden a emprender su propio negocio. Todos los negocios tienen una serie de objetivos y la forma más eficaz de conseguirlos es establecer una hoja de ruta, un buen plan de trabajo, que nos permita conseguir nuestras metas y dividir nuestro objetivo en tareas diferentes que se podrán ir consiguiendo poco a poco. Además, un plan de trabajo nos permitirá utilizar de forma más eficiente los recursos de los que disponemos.
4. Plan de trabajo educativo: un plan de trabajo es esencial para los docentes y para los estudiantes para llevar a cabo el curso de la mejor manera posible, dividiendo éste en cuatrimestres o trimestres, a ser posible.

Cómo hacer un buen plan de trabajo adecuado a nuestros objetivos

Para que un plan de trabajo funcione, es necesario realizar uno que se adecúe a diferentes extremos. Son los siguientes:

1. Objetivos: en primer lugar, hay que determinar qué objetivos queremos conseguir, qué se quiere conseguir con el trabajo a realizar.
2. En qué consiste el plan de trabajo: en este caso se ha de hacer una introducción o informe donde se determine en qué consistirá nuestro plan de trabajo, redactando unos antecedentes que determinen el contexto del mismo. Así, deberás incluir las razones por las que has creado el plan de trabajo, los problemas a los que se les busca solución, así como ciertos datos de los planes de trabajo anteriores.
3. Metas: hay que establecer una serie de metas en sentido amplio y, después, concretar más las metas estableciendo los objetivos en que se divide la meta principal. En cualquier caso, no has de olvidar que los objetivos y metas han de ser medibles y alcanzables, específicos y realistas y, por supuesto, dar a cada uno de ellos un plazo de tiempo suficiente.
4. Recursos y estrategia: hay que ver de qué recursos se dispone para realizar las tareas y gestionarlos de la forma más eficiente, designando a los responsables de cada tarea y determinando la estrategia a seguir.
5. Posibles obstáculos: deberás tener en cuenta que siempre se van a producir problemas y es necesario contar con un plan B para poder solventarlos.