Contabilidad básica

En este artículo vamos a explicar los conceptos básicos de la contabilidad.

La contabilidad

Cuando hablamos de contabilidad de sociedades mercantiles o de personas físicas, nos referimos a un instrumento creado para recoger y proporcionar información.

La finalidad de crear y mantener al día una contabilidad es tener a nuestra disposición la información económica necesaria sobre la situación de nuestro negocio. Esto es útil para nosotros, que podremos saber cómo nos va económicamente, para otras personas que, por ejemplo, nos van a dejar dinero y, también, para las administraciones públicas como Hacienda que van a utilizarla para la liquidación de nuestros impuestos.

Por ello, de alguna manera, podemos decir que la contabilidad es un idioma porque, a través de sus reglas, transmite información de manera ordenada y comprensible.

Partida doble

La contabilidad se hace por partida doble: esto significa que cada movimiento contable y, también, cada documento contable tiene dos lados que deben coincidir o, lo que es lo mismo, que deben cuadrar.

En los movimientos contables esos dos lados se llaman haber y debe; veremos, cuando hablemos de los asientos, que el haber y el debe siempre deben estar cuadrados entre sí.

En el balance de situación, que también veremos más abajo, esos dos lados se llaman activo, en un lado y pasivo más neto patrimonial en el otro y también deben cuadrar (sumar lo mismo).

Cuentas

Para realizar las operaciones y consultas contables se utilizan las cuentas que son registros de tres cifras que responde, cada una de ellas, a un concepto concreto al que llamamos elemento contable. Según el tipo de concepto que representan.

Las cuentas tienen un saldo que es un valor económico que es el resultado de los movimientos que vamos realizando con ellas.

Las cuentas son:

• Cuentas de activo representan bienes y derechos, es decir, un piso, una máquina, un vehículo, las existencias de almacén, dinero, cantidades a cobrar, patentes y cualquier otro tipo de cosa que tenga un valor económico y esté en nuestro patrimonio. Estas cuentas son deudoras lo que significa que crecen al debe y disminuyen al haber.
• Cuentas de pasivo representan el origen de nuestro patrimonio, es decir, de dónde ha venido el dinero para adquirir los elementos del activo; son deudas de todo tipo (con bancos, con proveedores, etc.); las cuentas de pasivo son acreedoras, lo que significa que crecen al haber y disminuyen al debe.
• Cuentas de neto patrimonial son igual que las de pasivo pero el origen de fondos que representan no viene de otras personas sino que representan el dinero que nosotros mismos hemos invertido en el negocio. También son acreedoras.
• Cuentas de ingresos del grupo (7), se abonan siempre el haber salvo en el cierre que se saldan.
• Cuentas de gastos del grupo (6) se cargan siempre al debe salvo en el cierre que se saldan.
• Cuentas de orden no tienen relevancia económica alguna, se utilizan para hacer apuntes o recordatorios de algo.

Las cuentas que se utilizan en la contabilidad son las que figuran en el Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, que fija todas las cuentas con explicación de cómo utilizar cada una.

Además, sobre estas cuentas podemos crear, cuando lo necesitemos, subcuentas; como hemos dicho las cuentas son de tres dígitos y podemos crear subcuentas de entre cuatro y diez dígitos que estén adscritas a esas cuentas.

Por ejemplo, la cuenta (572) de bancos, si tenemos cuentas en dos entidades podemos crear la (5720000001) para una y la (5720000002) para la otra de manera que podremos consultar, según pidamos la información, el saldo por separado o conjuntamente de todas las cuentas.

Asientos contables

Los asientos son la manera en que introducimos la información en nuestra contabilidad.

Cada vez que se produzca un hecho que tenga relevancia económica lo vamos a computar en nuestra contabilidad a través de un asiento.

Estos asientos se van realizando a lo largo del tiempo y se ordenan por fechas en el llamado libro diario y la información que aportamos con ellos varía el valor contable o saldo de las cuentas que utilizamos en ellos.

Cuando realizamos un asiento tenemos dos lados: a la izquierda el debe y a la derecha el haber; en cada uno de los lados vamos a incluir una o varias cuentas (o subcuentas) aportando una cantidad de dinero.

Como hemos dicho ya, el asiento debe cuadrar, esto significa que las cantidades imputadas a las cuentas que ponemos en el debe deben sumar lo mismo que las que imputamos a las cuentas que ponemos en el haber.

Por ejemplo: si recibimos una factura de 10€ más IVA (al 21%) de un proveedor el asiento sólo tendrá una cuenta al debe y otra al haber, será

Debe Haber

Como vemos las cantidades que hemos imputado al haber y al debe suman lo mismo.

Las cuentas que hemos utilizado modifican su saldo todas creciendo porque las (600), como cuenta de gasto, siempre va al debe, la (400) de proveedores, como cuenta acreedora, crece al haber y el IVA soportado crece al debe.

Cuando hagamos el pago de esta factura imputaremos esos 12,10€ a la cuenta (400) al haber con lo que desaparece el saldo que habíamos incluido en esa cuenta y queda saldada.

El Ejercicio Contable

Todos estos asientos contables, pagos, cobros, gastos, ingresos y demás se realizan, como ya hemos dicho, a lo largo del tiempo y cada uno ordenado por su fecha.

La contabilidad nos da información de un periodo de tiempo concreto al que llamamos ejercicio contable.

El ejercicio contable dura un año con la única excepción del primer ejercicio, cuando fundamos la sociedad a lo largo del primer año, y del último, cuando liquidamos la sociedad, en estos dos casos puede durar menos de un año.

El comienzo y el final del ejercicio se hará de fecha a fecha según establezcan los estatutos de la sociedad. Si no dicen nada y por defecto el ejercicio comenzará el 1 de enero y terminará el 31 de diciembre, que es lo más habitual.

Este ejercicio contable determina el momento que hay que cumplir las obligaciones mercantiles y fiscales para la sociedad, es decir, el depósito de cuentas en el Registro Mercantil y la presentación del Impuesto de Sociedades deben hacerse en fechas relativas al momento del cierre.

El ejercicio tiene cinco fases:

• Asiento de apertura donde imputamos a cada cuenta el saldo que debe tener, que es el que tenía al final del ejercicio anterior.
• Asientos normales a lo largo del ejercicio vamos imputando las operaciones y realidades económicas que se van produciendo.
• Asientos de ajuste antes de finalizar y cerrar el ejercicio vamos a ver que todo está bien y que los valores que aparecen en contabilidad se ajustan a la realidad; si no es así deberemos cambiarlas realizando ajustes contables para que respondan a esa realidad.
• Cuenta de resultados también antes de cerrar el año saldaremos (dejaremos a cero) las cuentas de ingresos (7) y las de gastos (6) con lo que obtendremos un resultado contable que será de beneficios si es positivo (acreedor) o de pérdidas si es negativo (deudor).
• Asiento de cierre en el que dejaremos a cero todas las cuentas saldándolas para lo que realizamos un asiento inverso a su valor contable (los saldos deudores se imputan al haber y los acreedores al debe).

Documentos contables

Una vez cerrado cada ejercicio realizamos la documentación contable que forma las llamadas cuentas anuales que deben ser depositadas en el Registro Mercantil en el caso de las sociedades (y en algunos otros casos); estos documentos son:

El balance de situación: en el aparecen las cuentas separadas en dos lados:

• A la izquierda aparecen las cuentas de activo que son positivas si tienen saldo al debe y negativas si es al haber. A su vez este activo se diferencia entre activo corriente que es el circulante que usamos día a día y activo no corriente o inmovilizado que son bienes y derechos que tenemos a largo plazo (a más de un año).
• A la derecha aparece el neto patrimonial que es el capital y los beneficios y subvenciones que no hay que devolver a nadie. Son cuentas acreedoras por lo que serán positivas si su saldo es al haber.
• También a la derecha aparece el pasivo que representa las deudas con terceros de las que hemos obtenido recursos para adquirir los elementos de activo, también son acreedoras.

El cuadre del balance consiste en que el valor de los elementos de activos sumados en total debe ser la misma cantidad que la suma del valor de los elementos de pasivo y neto patrimonial o, dicho de otro modo, la izquierda tiene que sumar lo mismo que el lado derecho.

La cuenta de resultados ya la hemos explicado, los ingresos menos los gastos nos dan un resultado de pérdidas o ganancias del ejercicio.

Se confeccionan más documentos como el estado de flujos de efectivo y estados de cambio del patrimonio neto.

A todos estos documentos contables se acompaña una memoria que es un documento escrito explicativo de la contabilidad y de los criterios que se han seguido para confeccionarla y por qué.