Cada empresa debe poseer un libro en el que registren todos los movimientos (tanto ventas como ingresos) que realiza durante su actividad económica. Debemos saber que se trata de un requisito tributario, es decir: los negocios tienen la obligación contable de registrar las ventas e ingresos resultantes de su actividad.

Vamos a ver cuáles son los conceptos que entendemos por venta e ingreso y así entender qué es lo que se debe registrar en el libro de registro. También, veremos el tiempo que deben los negocios almacenar este registro, así como las formas que tienen de hacerlo.

¿Qué contabilizamos como ingreso?

A la hora de realizar el registro de los ingresos tenemos que saber qué conceptos se entienden como tal. Podemos considerar ingreso a todo aquel aumento de los recursos económicos de la empresa que provengan de su actividad, ya sea la venta de bienes o la prestación de servicios. Estos ingresos implican un incremento del patrimonio de la compañía, ya que pueden aumentar su activo y, a la vez, reducir el pasivo.

A la hora de contabilizar los ingresos tendremos que clasificarlos previamente según su procedencia. En el caso de que provengan de la venta de bienes, existen ciertos requisitos antes de catalogarlos y contabilizarlos como ingresos:

• El importe debe ser de fácil valoración, es decir, se puede calcular rápidamente y sin excesivas complicaciones el importe total de la venta de bienes.
• Los costes tienen que ser medibles, por lo que se debe saber el coste que implicó haber realizado esa venta.
• La operación debe poder generar algún tipo de beneficio a la empresa.
• El comprador debe estar completamente informado de lo que implica llevar a cabo la operación, tanto de los riesgos como de los beneficios.
• La empresa no tiene que mantener el control de los bienes vendidos, es decir, una vez vendidos, pasan a manos del comprador.

En cuanto a los provenientes de la prestación de servicios, los requisitos para contabilizarlos como ingresos son los siguientes:

• Como en la venta de bienes, el importe de una prestación de servicios debe valorarse con facilidad.
• También, la empresa tiene que tener la posibilidad de obtener un beneficio por haber prestado ese servicio.
• Los costes que implica dar ese servicio tienen que poder medirse.
• La compañía tiene que poder hacer una valoración del grado de realización del servicio.

¿Qué contabilizamos como venta?

Si hablamos de venta, estamos frente a un concepto mucho más amplio que el ingreso en sí, ya que implica muchos más factores y variables que el mismo. En este sentido, podemos considerar una venta como toda transmisión de los derechos de posesión de cualquier bien o servicio, recibiendo dinero a cambio. En otras palabras: es el proceso en el que un vendedor hace llegar un producto o un servicio a su comprador, el cual paga por él y le repercute un beneficio económico.

Las ventas —ya sean de bienes o de servicios— forman la parte más importante de cualquier empresa, siendo el motor que les permite generar rendimientos positivos y mantener su actividad. Podemos considerar que la empresa, en una venta, es la encargada de que el comprador y el vendedor se encuentren y se pongan de acuerdo para llevar a cabo la operación.

Podemos definir el concepto de venta de muchas maneras, pero tenemos que saber que en cada venta hay tres actividades indispensables:

1. Generar una relación con el comprador potencial, es decir, hacer que este se interese por nuestro producto o servicio y tenga intención de pagar por él.
2. Conseguir que el comprador sepa todos los beneficios que nuestro bien puede suponerle, explicando sus características y ventajas.
3. En caso de que esté dispuesto a efectuar la compra, acordar los precios, los términos y cerrar la venta.

¿Cuánto tiempo debo almacenar el registro en mi empresa?

El Código de Comercio, en el artículo 30, dictamina que todos los comerciantes tendrán que guardar los libros de registro de ventas e ingresos, de manera ordenada, durante los seis años siguientes al último asiento realizado en el propio libro. Para almacenar los registros, las empresas tienen varias opciones:

• Utilizar aplicaciones y programas informáticos, los cuales nos permitan almacenar y registrar todos los datos de manera digital.
• A través de una hoja de cálculo en algún ordenador de la empresa se podrán realizar todas las anotaciones correspondientes a las ventas e ingresos de la empresa.
• En caso de querer subcontratar la tarea, una gestoría puede encargarse de rellenar todos los datos gracias a las facturas que les enviemos, lo que supone una gran opción para dejar de preocuparnos por este problema.

Todas las empresas deben llevar un registro, ya sea físico o virtual, de las ventas e ingresos generados por su actividad. Si la intención de la compañía es la de hacerlo ellos mismos, deben conocer las diferencias entre los términos venta e ingreso, así como los requisitos que implica cada uno de ellos para poder ser contabilizado en el registro.