¿Qué es el libro de registro de compras y gastos?

Cuando hablamos del libro de registro de compras y gastos nos referimos a uno de los libros de carácter obligatorio que deben presentar los autónomos o trabajadores por cuenta propia. En él deben anotarse, a nivel diario, todas las compras y los gastos que tengan relación con la actividad de la empresa incluyendo el número de anotación, la fecha de adquisición, el nombre y apellidos (o la razón social) del expedidor, el concepto de la compra, el importe (con el IVA soportado aparte).

Se debe también hacer referencia a todas las compras de las que dispongamos de un ticket o justificante de banco, a pesar de no haber obtenido una factura (por ejemplo, las cuotas a la seguridad social, un café o comida de negocios, la compra de material de oficina si no hemos obtenido factura). Sin embargo, uno de los problemas que se encuentran en este libro es que no siempre se puede justificar fácilmente que un gasto esté relacionado con la actividad que realizamos como autónomos (por ejemplo, ¿cómo se prueba que la comida en un restaurante está relacionada con nuestra actividad?). En estos casos, los expertos aconsejan no abusar mucho de este libro y, en todo caso, solicitar una factura de las compras que realicemos para poder posteriormente justificar nuestras adquisiciones.

Requisitos a incluir en el libro

Cabe mencionar que los siguientes puntos deberán ser incluidos de manera obligatoria en las entradas del libro de compras y gastos:

• El número de recibo
• El nombre del proveedor o razón social
• NIF o CIF del proveedor
• El importe de la compra
• La imputación que nos podemos desgravar (IVA soportado)
• El tipo de gasto
• El concepto

A pesar de que existe cierta confusión sobre dónde debe ser incluido este libro, pues en muchos sitios se incluye dentro del libro de facturas recibidas, se debe encontrar en los libros de contabilidad para autónomos y debe llevarse un registro separado, pues sólo se compone de recibos. En este libro deberán estar anotadas todas las facturas de gasto o compras que estén relacionadas con la actividad, aunque no es posible incluir gastos como la compra de ropa o las entradas del cine. No es necesario llevar un orden de fechas y número de factura, ya que al fin y al cabo, deducir gastos es un derecho, no una obligación (como sí ocurre en los ingresos). Es decir, podemos incluir un gasto que se nos haya olvidado a posteriori, en el siguiente trimestre.

Clasificación de los gastos

A la hora de entender el trabajo que realiza un autónomo con su actividad, éste puede referirse al los ingresos que se encuentran en el libro de registro de facturas emitidas, pero esto solamente nos da la mitad de la imagen. Para una contabilidad completa necesitaremos la otra mitad, que es la de los gastos. El autónomo debe controlar todos los gastos necesarios para la obtención de ingresos, pues sólo mediante un control estricto de ingresos y gastos sabremos si nuestra actividad genera beneficios o pérdidas.

Debemos tener en cuenta que para que un gasto pueda ser clasificado como deducible fiscalmente tiene que cumplir dos requisitos: tiene que estar afecto a la actividad (producirse debido al desarrollo de la misma) y tiene que ser necesario para la actividad que realicemos. Aunque estos requisitos sean difíciles de apreciar en ciertas ocasiones, siempre debemos considerarlos desde el principio de la prudencia de cara a posibles investigaciones de Hacienda. Para la contabilización de los gastos tendremos que llevar tres libros de registros diferentes:

• El libro de registro de facturas recibidas
• El libro de registro de bienes de inversión
• El libro de registro de gastos

Qué consideramos un gasto

Es importante tener claro qué consideramos como un gasto. En contabilidad, el gasto es una salida de dinero que no es recuperable y se diferencia del coste en que el coste sí es recuperable, ya que se realiza con la intención de obtener una ganancia con él, siendo una inversión recuperable. Entonces, es un gasto el dinero que una persona o empresa debe pagar para acreditar su derecho sobre la adquisición de un bien o la recepción de un servicio, aunque hay diferencias entre el dinero que destina una persona (pues ella no lo recupera) y el que destina una empresa, que sí lo recupera al tener ingresos.

Función del libro de gastos

A su vez, el libro de gastos, de manera complementaria, nos ayuda a llevar la cuenta de los gastos que se realizan de manera diaria y hace que sea más fácil llevar el control para posteriormente desgravarnos los gastos derivados del negocio. Se registrarán aquí gastos como la cuota de autónomos, las facturas del taxi, las comidas con los clientes, etc.

Por tanto, de manera sintetizada, el libro de registro de compras y gastos ofrece una imagen detallada de las entradas y salidas de dinero que sufre un autónomo en relación a la actividad profesional que realiza.