¿Qué obligaciones tiene un autónomo?

Si una persona decide iniciar una actividad económica y hacerlo personalmente él o ella, como persona física, tiene que cumplir una serie de obligaciones con el Ayuntamiento, la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.

En este artículo vamos a exponer las obligaciones básicas que tiene que cumplir todo autónomo; además de las que aparecen aquí puede haber otras que sean específicas de cada tipo de negocio concreto, como estar colegiado si hablamos de un profesional que deba estarlo, tramitar la licencia de apertura si tenemos un local abierto al público, o si tenemos un inmueble alquilado, las retenciones del alquiler.

Prácticamente todos los trámites pueden hacerse a través de internet, es más existen algunos que sólo pueden hacerse a través de la red, por lo que sería muy conveniente que el autónomo dispusiera de una firma electrónica para poder realizarlos en su propio ordenador; hablamos del certificado digital de la FNMT o, al menos, de la Cl@ve Pin.

Obligaciones formales

Si realizamos una actividad económica debemos llevar un registro de dicha actividad; este registro se configurará según el sistema de estimación de ingresos a que estemos adscritos para IRPF y para IVA:

• Si estamos en estimación directa normal debemos llevar una contabilidad completa ajustada al Plan General Contable. Una excepción, aunque estemos en estimación directa normal, son los profesionales y las actividades no mercantiles (como artesanos o actividades agrícolas) que sólo están obligados a llevar un libro de ingresos, otro de gastos y un tercero de bienes de inversión y, además, los profesionales un libro de provisiones y suplidos.
• Si estamos en estimación directa simplificada debemos solamente llevar los libros de ingresos, gastos, bienes de inversión y, los profesionales, de provisiones y suplidos.
• En los dos casos anteriores debemos llevar los libros obligatorios de IVA de compras y ventas (que coinciden con los de ingresos y gastos necesarios según hemos explicado). La Agencia Tributaria nos da la opción (aunque para determinadas empresas no es opcional sino obligatorio) de llevar los libros registros de IVA en su sitio web.
• Si estamos en estimación objetiva (módulos) sólo debemos conservar las facturas recibidas salvo casos especiales.

También tenemos la obligación de emitir facturas en todas nuestras ventas que se confeccionarán según la normativa sobre facturación y deberá, además, recoger los impuestos aplicables como el IVA o IGiC, y en su caso las retenciones de IRPF y cualquier otro.

Estas facturas tendrán la configuración y contenido permitido por la norma, pueden ser normales, simplificadas (tiques de caja), o cualquier otra modalidad admitida según cada situación.

Si nuestros bienes o servicios se venden al público deberemos cumplir la normativa de protección a los consumidores que consiste, fundamentalmente, en cumplir el deber de informar suficientemente sobre el producto y las condiciones de la operación (incluidos plazos y garantías) así como tener si es necesario, un servicio post venta, hojas de reclamaciones a disposición del público y en algunos casos, emitir presupuesto previo.

En el caso de tener trabajadores a nuestro cargo deberemos firmar, registrar y conservar la documentación sobre ellos como contratos, nóminas y seguros sociales; desde hace pocos años ya no es obligatorio disponer de libros de matrícula del personal ni de visitas.

Censo de obligados tributarios

La primera gestión es darnos de alta en el censo de la AEAT (Modelo 036 o 037) en el que daremos toda la información pertinente sobre nuestro negocio como:

• Nuestros datos personales.
• El epígrafe IAE de nuestra actividad y descripción concreta de dicha actividad.
• El domicilio o domicilios del negocio y el ámbito geográfico del mismo.
• Las obligaciones fiscales formales que vamos a asumir, dándonos de alta en cada una de ellas.

Este alta inicial en el censo va a determinar no sólo las obligaciones que vamos a tener que cumplir, sino otros muchos aspectos como el tipo de IVA aplicable, si tenemos o no que retenernos, etc.

Altas en Seguridad Social

Con la misma fecha que nuestro alta en IAE debemos darnos de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) y pagar todos los recibos mes a mes.

Es importante, al darnos de alta, comprobar si podemos acogernos a la tarifa plana de autónomos, para pagar mucho menos durante los primeros meses e incluso, si existen bonificaciones o subvenciones autonómicas que amplíen esta rebaja.

Si, además, vamos a contar con trabajadores a nuestro cargo deberemos tramitar uno o varios CCC (Código Cuenta de Cotización) en la misma Seguridad Social para poder darlos de alta en dicho código y cotizar por ellos.

El IRPF

La obligación fundamental que tenemos respecto del Impuesto Sobre la Renta de las Personas Físicas, es presentar la declaración anual (Modelo 100) en la que computaremos, dentro de la sección del modelo correspondiente a nuestro tipo de actividad, nuestro resultado económico (ingresos, gastos, conceptos deducibles) y pagaremos el impuesto que corresponda.

Además, estamos obligados a presentar pagos a cuenta del impuesto a lo largo del año (Modelo 130).

Este Modelo 130 se presenta trimestralmente y en cada presentación debemos hacer constar los ingresos que hemos tenido desde el inicio del año, los gastos deducibles y las retenciones que nos han practicado; deberemos pagar un porcentaje del resultado aunque existen cantidades exentas del pago a cuenta.

Es posible que estemos obligados a presentar las declaraciones de retenciones a nuestros trabajadores o a profesionales o determinados empresarios a los que les retengamos en sus facturas, para ello debemos presentar:

• La autoliquidación periódica de retenciones (Modelo 111) que es trimestral (salvo las grandes empresas que lo presentarán todos los meses); en ella sólo informamos de las cantidades totales de personas retenidas (diferenciando trabajadores o empresarios), de las cantidades totales base de la retención y de las retenciones efectivamente practicadas, ingresando la cantidad que corresponda a estas últimas.
• Anualmente presentaremos una declaración informativa de las retenciones (Modelo 190) en la que ya si comunicamos toda la información sobre las retenciones que hemos hecho a terceros caso por caso con todos los datos personales y las cantidades anuales.

Además, anualmente debemos emitir a las personas a las que hemos retenido un certificado de retenciones y entregárselo para que puedan utilizarlo en su propia declaración de IRPF. El programa de ayuda de la AEAT para confeccionar el Modelo 190 nos permite elaborar estos certificados a través de él.

Por último, si hemos tenido compras, ventas o pagos por mediación con alguna empresa concreta cuya suma anual (IVA incluido) supere la cantidad de 3.005,06€ debemos presentar una declaración informativa ese año a la AEAT sobre dichas operaciones (Modelo 347).

IVA

Todo lo dicho aquí sobre el IVA es aplicable también al IGIC canario.

Respecto del Impuesto sobre el Valor Añadido el autónomo no es quién lo soporta (lo soporta el consumidor) pero si es quien lo gestiona paga debiendo cobrarlo en sus facturas y pagarlo en las facturas que recibe. La diferencia entre lo que paga y cobra de IVA son las cantidades que debe ingresar a la AEAT.

Para ello realiza cada trimestre (o, para grandes empresas mensualmente) una liquidación periódica de IVA (Modelo 303) en la que refleja el IVA que ha repercutido a sus clientes, separado por tipos aplicados, el IVA que ha pagado a sus proveedores o en sus compras de inversión y el resultado que, si es positivo, deberá ingresar en la AEAT.

Anualmente debe, también, presentar una declaración informativa del IVA de ese año (Modelo 190) donde reflejará la suma de las operaciones ya declaradas en los cuatro trimestres de una manera un poco más extensa.

Si el resultado del último trimestre de IVA es negativo puede optar entre solicitar la devolución de dicha cantidad o dejarla para compensar pagos de años siguientes.