Sanciones por no presentar cuentas en el Registro Mercantil

Formulación de las cuentas

La Ley de Sociedades de Capital, en su art. 253, establece la obligación, para los administradores de una sociedad, de formular las cuentas anuales dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Las cuentas anuales están integradas por:

• Balance.
• Cuenta de pérdidas y ganancias.
• Estado de cambios del patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo.
• Memoria.

A estas cuentas anuales habrá que añadir otros documentos previstos por la Ley: el informe de gestión y propuesta de aplicación de los resultados.

Todos estos documentos han de ser firmados por todos los administradores de la sociedad y se redactarán en modelos normalizados aprobados por normas reglamentarias.

Además, estas cuentas anuales deben ser revisadas por un auditor de cuentas nombrado por la Junta General. Sólo están dispensadas de este requisito las sociedades que cumplan dos de estos tres motivos.

• Que el total de su activo no supere 2.850.000€.
• Que su importe neto de cifra de negocios sea inferior a 5.700.000€.
• Que tenga menos de 50 trabajadores (en media anual).

La misión del auditor es comprobar que las cuentas cumplen su obligación de ofrecer imagen fiel tanto del patrimonio como de la situación financiera y resultados y que concuerda lo que dice el informe de gestión.

Sobre este estudio emitirá un informe detallado (regulado por su propia normativa profesional), para ello tiene un plazo de un mes desde que recibe las cuentas.

Aprobación de las cuentas

Debe aprobarlas la Junta General ordinaria que se convocará, fundamentalmente, para ello.

En la convocatoria se informará a los socios convocados de su derecho a obtener copia de los documentos que han de ser aprobados incluido el informe de auditoría.

Además, los socios que tengan más de un 5% del capital tienen derecho a revisar todos los demás documentos contables, con auxilio de un profesional e, incluso, exigir el nombramiento de un auditor de cuentas con cargo a la sociedad.

Los puntos a aprobar, a este respecto, por la Junta General son:

• Aplicación del resultado:
• Creación de la reserva legal que será el 10% del resultado hasta que alcance un total del 20% del capital.
• Distribución de dividendos; solo se podrá decidir distribuir beneficios en los casos que permite la Ley y se hará en proporción al porcentaje de participación de cada socio.

Presentación (depósito) y publicidad de las cuentas

En el plazo de un mes desde la aprobación de las cuentas el órgano de administración debe presentar certificación de dicha aprobacion de cuentas, de la aplicación de los resultados y, en su caso, del informe de gestión y el de auditoría, para su depósito, en el Registro mercantil correspondiente a su domicilio.

Si esta documentación se ha redactado, en todo o en parte, en modelo abreviado se explicará y razonará en la certificación.

El Registrador dispone de un plazo de quince días, desde esta presentación, para calificarla con los siguientes puntos:

• Si la documentación que se ha presentado es la que exige la Ley.
• Si los trámites de aprobación y firmas se han hecho correctamente.

Si todo es correcto se inscribirá el depósito y deberá conservarse durante seis años la documentación presentada. Si existen errores deberá seguirse el procedimiento previsto para las presentaciones defectuosas.

Este depósito será público por lo que estará a disposición de cualquier persona que lo solicite.

La publicación en el Diario Oficial del Registro Mercantil de las cuentas se hará:

• Si su formulación es íntegra deberá reproducir de manera íntegra todos los documentos.
• Si es abreviada se hará sólo con referencia a los datos de la inscripción en el Registro y no habrá que acompañar el informe de auditoría, pero sí se dirá si ha sido emitido y si contiene o no reservas del auditor.

Consecuencias en caso de no presentación de las cuentas

Cierre registral

Si no se presentan dentro del plazo establecido las cuentas anuales la sociedad no podrá inscribir ningún documento hasta que cumpla la obligación de presentación de cuentas.

Si se le permitirá que inscriba documentos sobre:

• Cese de administradores, gerentes, directores generales y liquidadores.
• Renuncia o revocación de poderes.
• Disolución de la sociedad.
• Nombramiento de liquidadores.
• Asientos que se hagan por orden de una autoridad judicial o administrativa.

Sanciones por la no presentación

Además de lo anterior, si los administradores no presentan las cuentas en plazo se podrá iniciar un expediente administrativo sancionador por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.

La sanción a imponer en este caso será de multa de 1.200€ a 60.000€, aunque si su volumen de facturación anual es superior a 6.000.000€ el límite máximo de la multa se ampliará hasta 300.000€.

Si antes de iniciarse este procedimiento administrativo sancionador se presentan las cuentas (aunque sea fuera de plazo) la sanción a imponer lo será en su grado mínimo y reducida en un 50%.

Para determinar la sanción a imponer la Administración tendrá en cuenta:

• La dimensión económica de la sociedad.
• Importe de su activo en el último Impuesto de Sociedades.
• De su cifra de ventas en el último Impuesto de Sociedades.

Para ello la sociedad está obligada a facilitar estos datos, si no lo hace se tendrá en cuenta este nuevo incumplimiento para determinar la sanción.

Si no se tienen estos datos la sanción se determinará acorde con la cifra de capital social que figura en el Registro Mercantil.

Esta infracción prescribe a los tres años desde el momento que venció el plazo máximo para la presentación de cuentas.