La fecha de emisión de una factura, también conocida como fecha de expedición, es uno de los elementos clave que toda factura debe contener. Será la base para realizar una contabilidad fiel a la realidad y dictará cuándo deben ser autoliquidados los impuestos que se le deriven (IVA e IRPF generalmente).

Aunque pueda parecer un componente muy básico, lo cierto es que aún hoy suscita muchas dudas. ¿Cuándo debo emitir una factura? ¿Cuál es la fecha de emisión de una factura simplificada?

Qué es la fecha de emisión de factura

La fecha de emisión de una factura es la fecha en la que la factura es expedida. Es el día en el que una empresa emite este documento mercantil con toda la información reglamentaria respecto a la venta de un producto o servicio.

Si bien una factura es aquel documento que acredita que se ha prestado un servicio o se ha entregado un producto, su validez depende de que la información contenida sea verídica y reglamentaria. Para ello, cualquier negocio debe asegurarse de estar emitiendo correctamente las facturas y que cumplimentan todos los requisitos de manera adecuada. La fecha de expedición (o de emisión) es uno de estos requisitos indispensables.

Una factura sin fecha de emisión no puede ser aceptada por las autoridades tributarias y, por lo tanto, no tiene ninguna validez. Del mismo modo, una fecha con una fecha de emisión incorrecta o inadecuada a la regulación vigente también puede originar conflictos tributarios.

Cuándo emitir una factura

Si te estás preguntando hasta cuándo puedo expedir una factura, debemos remitirnos a la información que emite la Agencia Tributaria. Según la normativa de facturación vigente, la fecha de expedición dependerá de la naturaleza del cliente:

• Si el cliente es un particular, la factura debe emitirse en el mismo momento que se produce la entrega del producto o servicio. Por ejemplo, un bar o restaurante deberá emitir una factura simplificada a los clientes en cuanto hayan realizado sus consumiciones. La fecha deberá siempre ser la misma del día de compra.
• En los casos en los que el cliente es una persona jurídica (empresas, autónomos, fundaciones, asociaciones…), la factura podrá emitirse antes del día 16 del mes inmediatamente posterior. Por ejemplo, si una empresa compra los servicios de un trabajador autónomo el día 13 de enero, la fecha de emisión de la factura puede ser desde el 13 de enero hasta el 16 de febrero.
• Finalmente, para las operaciones de entrega de bienes en otro país de la Unión Europea (operaciones intracomunitarias suscritas al ROI), la fecha de la factura puede ser hasta el día 16 del mes posterior al inicio del transporte de bienes.

Por otro lado, en los casos en que en una sola factura se unan operaciones realizadas en día distintos del mismo mes natural:

• Para clientes personas físicas; la fecha de expedición deberá ser, como máximo, el último día del mes de las operaciones.
• Para clientes personas jurídicas; la fecha constatada en la factura deberá ser, como máximo, el día 16 del mes posterior a las operaciones. El plazo de envío será de un mes desde la expedición de la factura.

La fecha de emisión de factura en la contabilidad

De acuerdo con los principios contables, la fecha de expedición de factura es la base sobre la que se construye toda la contabilidad.

Según el principio del devengo estipulado en el Plan General Contable, toda operación deberá ser registrada en cuando se ha producido y no cuando se ha pagado o cobrado. La fecha de expedición de la factura es aquella que fundamenta la contabilidad porque es la que relata “cuando se ha producido” una operación.

Por lo tanto, la fecha que conste en la factura es sobre la que se declararán todos los impuestos que se le deriven y es la que cuenta para el cierre de un ejercicio contable. Si una empresa ha necesitado los servicios de un fotógrafo para un evento de navidad (finales de diciembre), pero el fotógrafo emite la factura a fecha de enero del año siguiente, la empresa deberá contabilizar el gasto en el año de la emisión de factura y declarar el IVA en su primer trimestre.

Fecha de emisión según tipo de factura

Existen múltiples tipos de factura, cada uno con sus características y particularidades concretas. Sin embargo, en cuanto a la normativa de la fecha de expedición, no existe ninguna diferencia importante entre ellas.

En el caso de las facturas rectificativas, la fecha de expedición de la factura que se corrige es sobre la que se cuentan cuatro años de plazo máximo para realizar una rectificación.

Por otro lado, las facturas simplificadas generalmente tendrán como fecha de expedición la fecha de entrega del bien o servicio. Si no es así, deberá hacerse constar la fecha de operación en el mismo documento.

Sea como sea, la fecha de expedición de factura es un elemento fundamental para cualquier contabilidad. De ella se derivan las obligaciones fiscales principales de cualquier negocio, así como también la posibilidad de rectificar posteriormente su contenido en caso de errores.