La fecha de emisión de una factura, también conocida como fecha de expedición, es uno de los elementos clave que toda factura debe contener. Será la base para realizar una contabilidad fiel a la realidad y dictará cuándo deben ser autoliquidados los impuestos que se le deriven (IVA e IRPF generalmente).
Aunque pueda parecer un componente muy básico, lo cierto es que aún hoy suscita muchas dudas. ¿Cuándo debo emitir una factura? ¿Cuál es la fecha de emisión de una factura simplificada?
La fecha de emisión de una factura es la fecha en la que la factura es expedida. Es el día en el que una empresa emite este documento mercantil con toda la información reglamentaria respecto a la venta de un producto o servicio.
Si bien una factura es aquel documento que acredita que se ha prestado un servicio o se ha entregado un producto, su validez depende de que la información contenida sea verídica y reglamentaria. Para ello, cualquier negocio debe asegurarse de estar emitiendo correctamente las facturas y que cumplimentan todos los requisitos de manera adecuada. La fecha de expedición (o de emisión) es uno de estos requisitos indispensables.
Una factura sin fecha de emisión no puede ser aceptada por las autoridades tributarias y, por lo tanto, no tiene ninguna validez. Del mismo modo, una fecha con una fecha de emisión incorrecta o inadecuada a la regulación vigente también puede originar conflictos tributarios.
Si te estás preguntando hasta cuándo puedo expedir una factura, debemos remitirnos a la información que emite la Agencia Tributaria. Según la normativa de facturación vigente, la fecha de expedición dependerá de la naturaleza del cliente:
Por otro lado, en los casos en que en una sola factura se unan operaciones realizadas en día distintos del mismo mes natural:
De acuerdo con los principios contables, la fecha de expedición de factura es la base sobre la que se construye toda la contabilidad.
Según el principio del devengo estipulado en el Plan General Contable, toda operación deberá ser registrada en cuando se ha producido y no cuando se ha pagado o cobrado. La fecha de expedición de la factura es aquella que fundamenta la contabilidad porque es la que relata “cuando se ha producido” una operación.
Por lo tanto, la fecha que conste en la factura es sobre la que se declararán todos los impuestos que se le deriven y es la que cuenta para el cierre de un ejercicio contable. Si una empresa ha necesitado los servicios de un fotógrafo para un evento de navidad (finales de diciembre), pero el fotógrafo emite la factura a fecha de enero del año siguiente, la empresa deberá contabilizar el gasto en el año de la emisión de factura y declarar el IVA en su primer trimestre.
Existen múltiples tipos de factura, cada uno con sus características y particularidades concretas. Sin embargo, en cuanto a la normativa de la fecha de expedición, no existe ninguna diferencia importante entre ellas.
En el caso de las facturas rectificativas, la fecha de expedición de la factura que se corrige es sobre la que se cuentan cuatro años de plazo máximo para realizar una rectificación.
Por otro lado, las facturas simplificadas generalmente tendrán como fecha de expedición la fecha de entrega del bien o servicio. Si no es así, deberá hacerse constar la fecha de operación en el mismo documento.
Sea como sea, la fecha de expedición de factura es un elemento fundamental para cualquier contabilidad. De ella se derivan las obligaciones fiscales principales de cualquier negocio, así como también la posibilidad de rectificar posteriormente su contenido en caso de errores.
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