Insourcing ¿Qué es y qué ventajas tiene?

Hablamos de Insourcing para referirnos a la asunción por la empresa de actividades o funciones que antes contrataba fuera.

Internalización o externalización

El análisis de si una actividad necesaria para el funcionamiento del negocio está mejor atendida por un proveedor externo a la empresa o por la creación de una infraestructura y departamento para él dentro de la empresa debe tener en cuenta sus diversos factores de calidad y costes.

Hay asuntos que la empresa tiene que tener resueltos de una manera o de otra, sí o sí. En muchos casos debe contratar fuera los servicios de especialistas en ello porque están fuera de sus capacidades y no tienen nada que ver con su actividad principal; en otros casos sí puede optar entre hacerlo desde fuera o crear su propia infraestructura interna.

Por ejemplo: cualquier sociedad, se dedique a lo que se dedique, debe mantener al día su contabilidad, sus libros obligatorios, registrar sus cuentas anuales, presentar sus autoliquidaciones y declaraciones fiscales, realizar todos los trámites de sus trabajadores como contratos, altas, bajas, nóminas, cotizaciones a la Seguridad Social, etc.

Esta necesidad se puede externalizar contratando una gestoría o una asesoría de empresas que realice estas funciones; la ventaja de este modo es que la asesoría nos presta toda su infraestructura y pone a nuestra disposición personal especializado en cada uno de estos temas a un precio, normalmente, menor del que nos costaría hacerlo nosotros mismos.

Pero también podemos decidir que sea el propio personal de la empresa quien realice estas funciones creando, para ello, el departamento correspondiente. En este caso deberemos contar con trabajadores que tengan las capacidades adecuadas de preparación y experiencia y dotarles de una infraestructura de trabajo también adecuada en cuanto a espacios para trabajar, medios físicos e informáticos, espacio de almacenamiento, medios para comunicarse, etc.

En cualquiera de los dos casos necesitaremos implementar unos protocolos de funcionamiento y comunicación con quién realice la tarea

A este ejemplo se pueden sumar innumerables otros ejemplos como tareas de marketing y publicidad, de transportes, de seguridad o limpieza de nuestras instalaciones, etc.

El insourcing se produce cuando una de estas tareas que teníamos contratadas a otra empresa decidimos que vamos a cambiar y a ocuparnos de ella dentro de la empresa; en el ejemplo que hemos puesto sería que esas tareas administrativas de contabilidad, impuestos, nóminas y demás ya no se los contrataremos a una asesoría externa, sino que tendremos personal propio que va a desempeñarlas creando, para ello, la infraestructura necesaria.

Motivos para internalizar

Los motivos para el insourcing pueden ser varios y diferentes y pueden ser uno sólo de los que decimos a continuación o una combinación de ellos:

Puede hacerse por un ahorro de costes si llegamos a la conclusión de que nos va a costar menos dinero crear esa infraestructura y pagar esos salarios a nuestros trabajadores que lo que pagamos al servicio exterior. Este cálculo es muy fácil porque sólo sería hacer números.

Otro motivo podría ser tener un mayor control de esa actividad ya que la empresa externa a la que contratamos el servicio, es verdad, está a nuestras órdenes porque somos sus clientes, pero no forma parte de nuestra empresa y el control sobre ella es mucho más distante que el que podemos ejercer sobre uno de nuestros propios departamentos, esto es a veces una ventaja (aunque otras veces no lo es).

Un último motivo podría ser implicar al personal y los equipos de nuestra empresa en esa cuestión ya que, al realizarla dentro de la misma, los que se ocupan de ella pasan a ser compañeros de los demás trabajadores y, muchas veces, lo eran ya antes si hemos reciclado algunos trabajadores para el nuevo departamento.

Selección del personal de la nueva tarea interna

Lo que está claro es que, si practicamos el insourcing y, por tanto, asumimos dentro de nuestra organización empresarial tareas que antes teníamos contratadas con otra empresa externa, vamos a necesitar tener los medios, la preparación, la experiencia y las aptitudes necesarias para poder realizar esa labor con eficacia y solvencia.

Este es nuestro límite. Si internalizamos la contabilidad deberemos contar con los servicios de un trabajador capacitado para ocuparse de dicha contabilidad, no se la podemos encargar a alguien que no tenga la preparación necesaria.

Con este único límite, las empresas intentan que esta internalización sea asumida por trabajadores que ya prestan sus servicios en la empresa, reciclándolos.

Esto tiene indudables ventajas porque ese trabajador que ya tenemos en plantilla ya tiene un recorrido en la empresa que resulta muy interesante, ya la conoce, conoce al personal, el ambiente de la empresa y está familiarizado con los protocolos y sistemas que se utilizan.

Este reciclaje de personal que ya está en la empresa va a requerir, en algunos casos, un reciclaje profesional mediante cursos, prácticas y demás actividades que le preparen para la nueva actividad, aunque seguirá siendo necesario que sea, desde antes, la persona adecuada.

El Estatuto de los Trabajadores (RD Legislativo 2/2015, de 23 de octubre) prevé este caso en su art. 39, denominando a este caso movilidad funcional: debe hacerse conforme a las titulaciones académicas o profesionales del trabajador y responder a causas técnicas u organizativas, por el tiempo imprescindible y, si es por tiempo superior a seis meses, reconociendo al trabajador esa categoría superior.

Este cambio se realizará, normalmente, por acuerdo entre la empresa y trabajador que debería constar documentalmente, aunque el trabajador conservará su antigüedad y no puede ser encuadrado en una categoría inferior a la que tenía.

Si no tenemos la posibilidad de contar con un trabajador ya en plantilla tendremos que buscar uno fuera que cumpla nuestras expectativas.

Ventajas del insourcing

Todo tiene sus pros y sus contras pero, en general, podemos decir que internalizar tareas puede producir los siguientes efectos positivos.

Agilizar las tareas que ganarán en rapidez al hacerse dentro de la propia empresa.

Los encargados de la tarea están integrados en la empresa a la que, por tanto, conocen mejor que un asesor externo y tienen mayores capacidades para hacer las cosas y participan de el espíritu de la empresa.

La empresa tiene un control mucho mayor de lo que se está haciendo en esa tarea y puede seguir cada proceso y como se progresa en el trabajo.

Se eliminan intermediarios exteriores.

Se pueden, según cada caso, reducir los costes y no tenemos que pagar a nadie de fuera de la empresa.