Project Manager, ¿Qué es y cuáles son sus funciones?

por Juan Izquierdo Gonzalez

Un project manager, más conocido en español como director de proyectos, es la persona encargada de asegurar que los proyectos que estén bajo su responsabilidad directa se cumplan siguiendo las pautas marcadas por la dirección general de la empresa.

Es decir, un director de proyectos gestionará todos los recursos disponibles tanto materiales como humanos para lograr el objetivo final del proyecto para una fecha determinada y con unos costes preestablecidos desde su inicio.

¿Por qué es tan importante el puesto de project manager para cualquier empresa?

Aunque generalmente son las medianas y grandes empresas las que buscan contratar expresamente un project manager, las PYMES también se benefician de este tipo de profesionales para los proyectos de mayor tamaño.

A nivel interno, puede destinarse a una persona que se encargue de hacer sus mismas funciones sin muchos problemas en las PYMES puesto que los gastos son ínfimos en comparación con los gastos que se puede incurrir en una gran o mediana empresa.

La labor de un project manager es sumamente importante en cualquier proyecto empresarial que implique a múltiples profesionales con diferentes objetivos dentro del proyecto. Su trabajo marcará una gran diferencia en los costes incurridos.

En el informe llamado “El alto costo de un bajo desempeño” llevado a cabo por Proyect Manager Institute, se recogen los resultados de una encuesta llevada a nivel mundial de projects managers donde queda en evidencia la importancia de contar con uno que se asegure de que todo esté bajo una gestión profesional. Las conclusiones más destacables de esta encuesta son:

De cada 1.000 millones invertidos en un proyecto, se malgastan cerca de 120 millones por culpa de una mala gestión.

Si hay un project manager eficiente a cargo del proyecto, más de un 70% de ellos logran cumplir los objetivos en el plazo marcado.

En cambio, si el director de proyectos no sabe hacer su trabajo o no existe esa figura como tal, tan sólo el 50% son capaces de llegar en tiempo a los objetivos marcados, si es que llegan.

Esto lleva a las empresas a contratar profesionales en la dirección de proyectos para minimizar los costes a largo plazo, pues el sueldo de un project manager es mucho más asequible para la empresa que destinar millones a cubrir gastos innecesarios por una gestión ineficiente.

¿Cuánto cuesta a una empresa contratar a un buen project manager?

Contratar a un project manager eficiente tiene un coste económico a tener en cuenta. Dado que se trata de un puesto de gran responsabilidad, del que depende gran parte del éxito o fracaso de un proyecto, su salario va acorde a ello. El salario depende del país en cuestión y de los años de experiencia que pueda demostrar el project manager al ser contratado. Lógicamente, cuanta más experiencia previa, mayor salario.

Tomando los datos ofrecidos por la encuesta realizada por Project Manager Salary Survey, que puedes consultar en https://www.pmi.org/learning/careers/project-management-salary-survey, el salario medio de un project manager en España está rondando los 45.000€ anuales. Unos 3.750 € mensuales.

En función de la experiencia previa, este salario cambia. Empezando con una media de 2.600 € mensuales para los project manager con menos de 3 años de experiencia previa, y acabando por ofrecer salarios de hasta 5.000 € mensuales en el caso de expertos con más de 20 años de experiencia gestionando proyectos con éxito.

Si bien los salarios son altos, también lo son las exigencias y la presión a la que estarán sometidos para realizar su trabajo. Pues depende de su desempeño que un proyecto tenga éxito o fracase.

Funciones que cumple un project manager

Un project manager lleva a cargo una gran variedad de tareas destinadas a gestionar y supervisar el correcto funcionamiento de cada parte del proyecto, desde los plazos, hasta conocer los objetivos de cada grupo de interés que forma parte del proyecto a realizar.

Es el responsable último de conseguir cumplir en tiempo los objetivos al menor coste posible. Éstas son las áreas sobre las que tiene control según la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, conocida habitualmente como PMBOK.

Conocer a todos los integrantes del sistema que permite llevar a cabo el proyecto

Por un lado, debe de conocer en detalle las habilidades y capacidades de cada integrante de la obra a realizar. De esta manera es capaz de asignar a cada trabajador las tareas a realizar donde será más eficiente y acelerará llegar al objetivo a cumplir.

Por otro lado, están los grupos relacionados como la empresa de manera interna y externa conocidos como Stakeholders. Es decir, clientes de la empresa, proveedores de materiales y servicios necesarios así como a los directivos.

Cada uno de ellos con un objetivo distinto que debe conocer y gestionar buscando que todos los participantes se encuentren satisfechos al final del proyecto con el producto recibido.

Planificación de las distintas fases del proyecto

Teniendo en mente el resultado final, manager del proyecto trabajará en un plan de acción definido en etapas diferenciadas con distintos finales temporales para así ir evaluando la evolución y la consecución de objetivos y fases hasta completar el proyecto por completo.

Todo ello, asignando los recursos disponibles para cada fase del proyecto de la manera más eficiente posible para ahorrar todos los costes que no sean indispensables.

Evaluación de riesgos

Además de planificar cada detalle relacionado con el proyecto para que sea lo más óptimo en tiempo de trabajo, el director de proyectos será responsable de evaluar los riesgos financieros de cada acción para decidir la mejor alternativa empresarial.

Supervisión y optimización

Cuando el proyecto esté en marcha, la función del project manager pasará a ser la de un supervisor activo que se asegure en cada momento de que se estén cumpliendo los plazos preestablecidos para cada tarea y trabajos a realizar.

Además, también estará atento ante posibles puntos de mejora del proyecto que permitan abaratar los gastos, u optimizando el desarrollo de alguna de las tareas necesarias para la finalización de la obra.

Resolución de problemas

En todo proyecto o servicio importante existen conflictos y problemas no previstos que necesitan ser resueltos rápida y eficazmente. El director del proyecto de la obra será la persona encargada de reaccionar, reducir y resolver todos los problemas que puedan surgir en un proyecto.

Desde las quejas del personal a su cargo, hasta errores de obra a reparar o retrasos en la entrega de material por parte de proveedores.

En otras palabras, es la persona encargada de hacer de muro entre los problemas del día a día que puedan presentarse y la dirección de la empresa o los clientes finales. De tal manera que gestionará cualquier incidencia para que ésta se solucione y el proyecto siga avanzando para entregarse en el plazo previsto.

Características y habilidades de un buen project manager

Dada la relevancia de la posición que ocupa un director de proyectos en una empresa, es vital que la persona elegida para ese cargo cumpla unas características muy concretas que le permitan realizar su trabajo de manera eficiente. Los rasgos que tiene que tener y que se encuentran mencionados en la guía PMBOK son:

Capacidad de liderazgo

Un director de proyectos tiene que ser una persona a la cual los trabajadores hagan caso. La capacidad de poder liderar y ser obedecido en las instrucciones que realice será crucial para que el proyecto salga adelante. Sin liderazgo, no existe control posible.

Capacidad de organización

Los objetivos están siempre marcados por fechas límites que, si bien pueden aceptar pequeñas variaciones, son fechas que hay que buscar cumplir a toda costa dentro de lo posible. Necesita contar con dotes de organización y visión a largo plazo para encajar todos los objetivos de corto plazo en los límites fijados.

Es importante dado que siempre hay imprevistos y los planes previos deben poder reorganizarse de manera efectiva para que afecte lo menos posible al proyecto en su conjunto.

Amplios conocimientos técnicos

Los grandes proyectos tienen complejidades técnicas que pueden presentar problemas inesperados. Estos problemas se notificarán al director del proyecto quien evaluará su importancia y decidirá cómo actuar en consecuencia.

Por ello, tener conocimientos avanzados en la tecnología que se está empleando será fundamental para evaluar adecuadamente el tamaño del problema y actuar en consecuencia a ello para minimizar su efecto.

Capacidad de trabajo en equipo

No se puede realizar una buena dirección de equipos de trabajo, siempre presentes si se necesita un project manager, sino se sabe trabajar en equipo. Por lo tanto, la persona que ocupe ese puesto tendrá que saber trabajar en equipo de manera eficaz y productiva.

Empatía y capacidad de motivar

Unido al liderazgo, la capacidad de entender las motivaciones de cada empleado a su cargo junto a poder empatizar y fomentar sus motivaciones será importante para que todos los miembros del proyecto rindan en las mejores condiciones.

Un buen clima de trabajo con personal motivado para trabajar, cumplirá los objetivos en menos tiempo y con menos errores o incidentes.

Supervisión del trabajo de cada equipo

Cada equipo suele tener asignado una tarea objetivo concreta en la que centrarse, el director de proyectos tiene que ser capaz de supervisar todos los avances de cada grupo y descubrir si existen incidentes de cualquier tipo que estén ralentizando el trabajo de ese equipo para así intervenir y solucionar los aspectos ineficientes.

Capacidad para delegar los trabajos

El director de proyectos necesita conocer a los trabajadores y ser capaz de saber cómo asignar los puestos adecuadamente. Para ello, necesita ser capaz de saber delegar de manera eficaz, pues los trabajos no los hará directamente él. Su función será seleccionar a los trabajadores a cada puesto de manera óptima.

Como ves, el puesto de director de proyectos tiene un salario muy alto porque lo que se espera de la persona que ocupe ese cargo es que sea capaz de realizar un trabajo excepcional dada la responsabilidad que supone. La diferencia entre un buen project manager o un mal director de proyectos podría significar que la empresa gane o pierda centenas de millares o incluso millones de euros dependiendo del tamaño del proyecto que se esté realizando.

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