Cómo llevar la contabilidad de un autónomo

Un empresario o profesional que realiza su actividad a su propio nombre, como persona física, es un autónomo: estamos hablando de una empresa, con forma de persona física, pero empresa.

Por ello, las necesidades de una gestión adecuada y de buscar la optimización de recursos económicos son exactamente iguales que en las empresas que funcionan con forma de sociedades mercantiles.

Sin embargo, los requerimientos y requisitos legales no son exactamente los mismos: dependen de las obligaciones fiscales y legales que debe cumplir la empresa. Mientras que una sociedad está sujeta al Impuesto de Sociedades y tiene la obligación de aparecer como tal en el Registro Mercantil, llevar libros contables y depositar sus cuentas anuales, el autónomo está sujeto al Impuesto Sobre la Renta de las Personas Físicas y no está obligado a aparecer en el Registro Mercantil (salvo determinados casos) y, formalmente, sus obligaciones contables y fiscales no son exactamente las mismas.

Y esto es así no sólo porque la Ley lo diga sino porque así debe ser, porque tiene sentido que así sea. Me explico: mientras que una sociedad anónima o limitada responde ante sus acreedores o inversores únicamente con el patrimonio que tiene y que aparecerá en su contabilidad publicada, la persona física responde de sus deudas con todo su patrimonio presente y futuro, el respaldo que da es mucho mayor ya que quien contrate con él sabe que hay ahí una persona que va a ser responsable del pago de sus deudas y, si no tiene patrimonio, seguirá siéndolo en el futuro con los ingresos que pueda generar.

En todo caso, las obligaciones formales de contabilidad de un autónomo dependen del sistema de estimación de ingresos que tenga cara a Hacienda, vamos a verlo.

Obligaciones del IVA y retenciones

En primer lugar, y con independencia del régimen fiscal que se tenga en IRPF, debe confeccionar y tener las facturas y los libros del IVA, salvo que tribute en IVA por el sistema de módulos.

Estos libros de IVA son:

• Libro registro de facturas emitidas
• Libro registro de facturas recibidas
• Libro de bienes de inversión
• Libro de operaciones intracomunitarias

Estos libros pueden ser llevados en papel o lo que es más conveniente, con programas informáticos cómo CONTASOL y FACTUSOL. También pueden registrarse todas las operaciones en la plataforma de la AEAT en Internet.

Además de llevar estos libros, el autónomo debe emitir y entregar facturas con IVA por todos los ingresos que genere su negocio y presentar las autoliquidaciones de IVA (y de otros impuestos) de manera trimestral (o mensual si es una gran empresa o lleva sus libros en el sitio web de la AEAT) así como presentar declaraciones informativas anuales sobre las operaciones realizadas: el resumen anual de IVA (Modelo 390) y otras como las declaraciones de operaciones con terceros (Modelo 347).

Si, además, tiene trabajadores por su cuenta a los que retiene IRPF en sus nóminas o recibe facturas de otros profesionales con retención debe presentar también las autoliquidaciones trimestrales de la retención (Modelo 111) y el resumen anual de retenciones (Modelo 190).

Estimaciones fiscales de IRPF

Por supuesto existen buenos programas informáticos especializados en las obligaciones fiscales de los autónomos, como CONTASOL.

Para tributar en este impuesto existen tres posibilidades:

• Estimación directa normal en él están los autónomos y profesionales que hayan renunciado al régimen de estimación objetiva simplificada y aquellos otros cuya cifra anual de negocio, en el año anterior, haya superado los 600.000€. Los autónomos en estimación directa normal que realicen actividades mercantiles deben llevar la contabilidad igual que la de las sociedades. En otras actividades, como las profesionales o las agrícolas, solo se exigen libros de ingresos, gastos y bienes de inversión y, para los profesionales, el libro de provisiones de fondos y suplidos.
• Estimación directa simplificada Los autónomos y profesionales que tengan, en el año anterior, una cifra de negocios inferior a 600.000€. En esta estimación se exige, en todos los casos, los libros de ingresos, gastos y bienes de inversión y para los profesionales el de suplidos y provisiones. Pueden computar la amortización de elementos patrimoniales amortizables según tablas simplificadas.
• Estimación objetiva es el sistema de módulos, para las actividades que, dentro de determinados límites de facturación, estén previstas como de signos, índices o módulos por la norma que, en este año, es la Orden HAC/1264/2018, de 27 de noviembre. Están obligados a conservar las facturas recibidas y emitidas, si hay amortizaciones deberán tener un libro de bienes de inversión y cuando los módulos se calculen según sus operaciones deberán tener un libro de ventas o ingresos.

El emprendedor de responsabilidad limitada

Como ya hemos dicho, la persona física responde de sus deudas con todo su patrimonio presente y futuro. La Ley permite salvar una parte de este patrimonio personal con la figura del emprendedor de responsabilidad limitada, prevista en los arts. 7 y ss. de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Si se acoge a esta figura el emprendedor no responderá de las deudas de su negocio con su vivienda habitual, pero sí con todo el resto de su patrimonio e ingresos.

Para ello estará obligado a llevar la contabilidad como las sociedades y estar inscrito en el Registro Mercantil y depositar en él las cuentas anuales de su negocio igual que las sociedades.