Organizar la gestión de gastos si eres autónomo

El primer concepto que debemos tener claro es que es un gasto, según el diccionario de la RAE es “emplear dinero en algo”; debemos diferenciar lo que es un gasto de lo que es un pago, generalmente las cosas que gastamos las acabamos también pagando, pero hay cosas que pagamos que no son gastos.

Así pues, si tenemos un negocio como personas físicas (autónomos) los gastos los debemos analizar y lo que tenemos que organizar son nuestros pagos.

¿Qué tipos de gastos y pagos tiene un autónomo?: podemos hablar de gastos ordinarios y extraordinarios, de gastos fijos y variables, de gastos a largo plazo e inmediato.

Una clasificación de especial importancia es entre:

• El concepto de gasto a efectos fiscales, lo que podemos deducir de nuestros ingresos para liquidar nuestro impuesto (IRPF), que será lo que permita la legislación de dicho impuesto, la norma general es que son deducibles los gastos necesarios para la obtención de ingresos.
• Gasto a efecto de realizar nuestros análisis y cálculo económico para determinar el rendimiento de nuestra actividad e intentar ver lo que estamos haciendo bien y lo que no.

Cara a una deducción fiscal nuestros gastos deberán estar justificados por factura normal o simplificada (tique de caja).

Vamos a intentar analizar el asunto por capítulos:

Gastos sociales

El primer gasto fijo mensual que nos encontramos es la cuota o recibo de la Seguridad Social en el régimen de autónomos (RETA); este suele ser el mismo todos los meses subiendo cada año; la cantidad a pagar depende de la base de cotización que elijamos o, si cumplimos los requisitos, de la aplicación de la tarifa plana de 50€ los primeros meses e, incluso, de las subvenciones de algunas comunidades autónomas para prolongar esta tarifa plana.

Otros gastos sociales, si tenemos trabajadores por cuenta ajena a nuestro cargo, son sus salarios así como las cotizaciones a la seguridad social por ellos, el ingreso de las retenciones de IRPF a los trabajadores no sería un gasto sino un pago y, por último, otros gastos que se producen como indemnizaciones.

Arrendamientos y otros gastos de establecimiento

Si tenemos un local abierto al público, una oficina, un almacén o una nave industrial donde desarrollamos nuestra actividad esto también constituye un gasto.

Si esos inmuebles ya son nuestros o los hemos comprado para el negocio siguen siendo un gasto, dependiendo de nuestro régimen de estimación fiscal podremos amortizarlos o no para deducirlos de nuestros impuestos.

Si los tenemos alquilados el gasto se produce mediante el recibo del alquiler (normalmente mensual); debemos aclarar que el alquiler de un inmueble para uso distinto de la vivienda (como es este caso que lo alquilamos para nuestro negocio) está sujeto a IVA y tenemos el deber de retener IRPF al arrendador.

Si nos dan un periodo de carencia (un tiempo que no pagamos el alquiler mientras nos instalamos) no surge como gasto ni se aplicará el IVA ni la retención.

En cualquier caso, si el recibo del alquiler incluye otros conceptos, como el IBI, la comunidad de propietarios o análogos, deben sumarse todos para la base imponible del IVA y de la retención.

Además, existen los gastos de mantenimiento y funcionamiento de ese local, piso o nave que encontraremos en recibos de suministros (luz, agua, teléfono y otros) así como posibles gastos de acondicionamiento, reparación y conservación.

Mención aparte merece el tema de si trabajamos en nuestra propia casa; a partir del 2018 se permite que el autónomo que desarrolla la actividad en su domicilio y así lo declare en su alta censal (Modelo 036) se deduzca fiscalmente un 30% de los suministros de electricidad, gas, agua, telefonía e internet.

Amortizaciones

Los gastos que realicemos en adquirir bienes, materiales o inmateriales, que nos van a servir para nuestro negocio a medio o largo plazo (más de un año) no deben computarse directamente como gasto sino que se irán computando como gasto a lo largo de su vida útil a través de su amortización.

Estamos hablando de bienes duraderos, inmuebles (pisos, locales, naves, terrenos), elementos de transporte (coches, furgonetas, camiones), maquinaria e instalaciones para nuestro negocio, equipos informáticos, mobiliario y cualquier otro activo que utilicemos en dicho negocio y que sea de larga duración. A la compra podremos deducirnos, eso sí, su IVA como compra de bienes de inversión, pero el gasto de la compra deberemos repartirlo durante los años que nos dure.

El cálculo de las amortizaciones se realiza según la normativa del Impuesto de Sociedades (al que se remite la del IRPF).

Consumos de la explotación

Hablamos de compras de activos circulantes, que necesitamos para nuestra actividad y que vamos a consumir a corto plazo.

Incluye la compra de mercancías para revenderlas, de materias primas para producir con ellas nuestros productos, de otros suministros como material de oficina, combustible y cualquier otra cosa de esta naturaleza.

Los que nos venden estos artículos son llamados nuestros proveedores.

Servicios exteriores

Hablamos de servicios que contratamos a otras empresas o profesionales para nuestro negocio.

En primer lugar, serían los profesionales independientes como gestores administrativos, asesores de empresas, abogados, notarios, etc. Un ejemplo de esto sería la gestoría o despacho de abogados que nos confeccionan y presentan los impuestos, las nóminas de los trabajadores y sus seguros sociales y que nos asesoran de los mejores modos de actuar en estos ámbitos.

También incluiremos aquí los gastos de publicidad, propaganda y relaciones públicas que nos presten desde el exterior de la empresa, desde su diseño por un profesional hasta la puesta de anuncios de todo tipo, incluidos los de internet y sus plataformas de posicionamiento mediante pago.

Por último, otros servicios como los de investigación y desarrollo, los servicios bancarios y financieros, los intermediarios comerciales, los suministros de luz, agua, teléfono y otros.

Gastos personales

Tanto el propio titular del negocio como sus trabajadores podrán deducirse sus gastos personales cuando sean ocasionados por el propio negocio; estamos hablando de dietas de kilometraje, de estancia fuera de su ciudad y otros gastos de esta naturaleza.

Cara a la Administración Tributaria debemos tener cuidad  de no abusar de este tipo de gastos, de tenerlos perfectamente justificados y dentro de los límites permitidos por sus normas.

Gastos financieros

Intereses de préstamos, créditos y otras deudas, recargos por retrasos en el pago, recargos administrativos y otros parecidos.

Gastos de difícil justificación

Podemos deducirnos hasta 2.000€ por este concepto y, si estamos en estimación directa simplificada, el 5% del importe del rendimiento neto previo.

Impuestos y otros tributos

Existen impuestos que podemos deducir como gasto, el IBI del piso o local de nuestro negocio o el impuesto de circulación de un vehículo.

En lo relativo al IVA, no es un gasto, pero si es un pago periódico que tenemos que hacer, normalmente, cada trimestre.

No es un gasto porque lo que estamos ingresando en Hacienda es la diferencia entre el IVA que hemos cobrado a nuestros clientes y el que nos han cobrado nuestros proveedores.