Aprende a delegar tareas

por Software DELSOL 3 septiembre 2018

En cualquier puesto de responsabilidad que se ocupe hay que ser conscientes que no todo el trabajo que se asigna debe ser realizado y ejecutado por la persona que ocupa el cargo superior, puesto que existen otros empleados que pueden perfectamente encargarse de ciertas tareas.

Aunque es un poco complicado al principio, lo cierto es que cualquier directivo tiene que saber cómo delegar trabajo a los empleados que se encuentran por debajo en la jerarquía de la empresa.

En cualquier caso lo cierto es que no todos los directivos son capaces de delegar con la eficacia necesaria y se cometen fallos que se transmiten en cadena a los escalafones inferiores generando una mal reparto de funciones y tareas que no satisface a ningún trabajador. Para evitar este tipo de situaciones resulta imprescindible aprender a delegar, además hará el trabajo mucho más satisfactorio y productivo para todos los empleados.

Vamos a profundizar más en el tema con algunos pasos que se muestran a continuación:

Definir las tareas

Lo primero cuando se necesita delegar ciertas tareas a otros empleados es definir claramente qué es lo que se desea, sin ambigüedades ni rodeos, ya que los trabajadores necesitan recibir un imput claro y conciso que no les genere dudas sobre las tareas que deben llevar a cabo. Además definir qué tareas delegar y quién hace cada una de ellas claramente ayuda a quien delega a organizarse de mejor forma.

Asegurarse de la comprensión de las tareas

Una vez definidas y delegadas las tareas es importante asegurarse de que las mismas han sido comprendidas correctamente por las personas que se van a hacer cargo de llevarlas a cabo. Es necesario marcar un paquete de trabajo claro en el que se destaque la importancia de la tarea al igual que la explicación del contexto en el que se debe llevar a cabo.

También es necesario definir qué herramientas son necesarias para realizar las tareas correctamente y los diferentes actores involucrados en el proyecto en su conjunto por si necesitan intercambiar información u opiniones. Por último es necesario asegurarse de que se comprenden los riesgos que entraña la tarea. Una vez que todos estos puntos son comprendidos podemos pasar al siguiente paso.

Explicar por qué se necesita

Después de que todo esté claro para los actores que realizarán las tareas es conveniente explicar por qué se necesita cada una de ellas y por qué se ha elegido a una persona en concreto para llevarla a cabo. Esto ayuda a comprender de mejor forma la importancia del trabajo a realizar así como el por qué se ha elegido a determinadas personas y no a otras para ellas.

Enseñar a hacerlo

Es importante asegurarse antes de delegar una tarea o proyecto que la persona que se va a hacer cargo de la misma cuenta con los conocimientos necesarios para llevarla a cabo. Si cuenta con ciertas habilidades pero necesita perfeccionarlas es conveniente ayudar a que esclarezca sus dudas al respecto para que cuando comience a realizarla no cometa errores ni se demore en el tiempo.

Asegurarse de que comprende el proceso

Hacer comprender el proceso y sus diferentes pasos y etapas también es de vital importancia. Esto ayudará a hacerse una idea general sobre para qué fecha en concreto debe tener terminados ciertos aspectos del proceso y de las posibles reuniones intermedias que se puedan realizar para comprobar el desarrollo del mismo.

Fijar hitos de control

Es importante a la hora de delegar que el directivo fije unos determinados hitos de control. Estos son puntos concretos en la evolución del trabajo en los que el directivo se reunirá con el empleado y comprobará el grado de cumplimiento de los objetivos así como la correcta evolución del proyecto en general. Es esencial para hacer observaciones sobre cómo mejorar ciertos aspectos o si es necesario reorientar ciertas tareas.

Fijar una fecha en el calendario

Es quizás una de las partes más complicadas en el proceso de delegación de tareas y competencias, pero sin duda también muy necesaria. Y es que cuando se va a realizar un proyecto es fundamental fijar una fecha en el calendario para que el mismo esté realizado por completo, independientemente de que se trate de un proyecto a medio y largo plazo o un proyecto que dure una semana. Tener una fecha fijada ayuda también a los empleados a repartirse de forma inteligente el tiempo.

Elegir método de entrega

Aunque pueda parecer algo irrelevante lo cierto es que fijar el sistema a través del cual tienen que ser entregadas las tareas es algo que debe quedar claro para evitar confusiones y retrasos en la entrega. Además si todos los empleados entregan sus tareas por la misma vía el directivo no tendrá que estar pendiente de diferentes métodos de entrega sino de uno solo, algo que a nivel organizativo ayuda bastante.

Hacer una crítica constructiva

En último lugar y tras haber recibido los proyectos y tareas delegados es conveniente hacer un análisis de los mismos y anotar las posibles vías de mejora para futuros proyectos que esa persona tenga que realizar. De forma individual hay que comunicar a cada empleado los puntos de mejora de forma constructiva para favorecer su crecimiento profesional y su desempeño en la organización.

En resumen…

Aprender a delegar no es una tarea sencilla en ningún caso pero peor aún si además no se ha hecho nunca antes. En cualquier caso es algo a lo que todo directivo debe enfrentarse tarde o temprano y conocer las claves necesarias para hacerlo con profesionalidad.

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