Gastos deducibles autónomos

Existen determinados gastos que un trabajador por cuenta propia puede deducirse, de forma que sea más fácil ajustar el balance mensual y conseguir una economía más saneada. Ser autónomo no es nada fácil y toda ayuda es poca.

La deducción en el IRPF de los gastos derivados de la actividad profesional es uno de los temas que más preguntas suscitan entre los trabajadores autónomos. No obstante, se ha de aclarar que estos gastos no han de ser considerados como una forma más de ahorro de costes, sino un derecho de todo trabajador autónomo que, siempre que cumpla una serie de requisitos, podrá ejercitar.

¿Qué requisitos hay que cumplir para que un gasto sea deducible?

Se han de cumplir una serie de requisitos para poder deducir un gasto en el IRPF. Como resulta lógico, estos requisitos están fijados por el Ministerio de Hacienda, en concreto la Agencia Tributaria. De no cumplirse alguno de estos requisitos, la deducción sería irregular, incurriendo el trabajador por cuenta propia que deduce un gasto que no cumple con los requisitos en una infracción que conllevará la correspondiente sanción económica.

Los criterios que establece la Agencia Tributaria para considerar que un gasto económico es un gasto deducible son los siguientes:

• Estos gastos han de estar vinculados a la actividad económica realizada por el trabajador autónomo, es decir, los gastos han de estar afectos a la actividad económica a la que se dedica el trabajador por cuenta propia para que éste pueda deducirse el gasto.
• Estos gastos han de estar perfectamente justificados a través de las facturas y documentos acreditativos correspondientes como recibos.
• Estos datos han de estar inscritos en el correspondiente registro contable que lleve el autónomo y donde éste plasme sus cuentas, así como en los correspondientes libros de gastos e inversiones. No obstante, aquellos gastos que estén justificados a través de facturas simplificadas no serán deducibles, ya que este tipo de tickets no permite determinar la identificación de quién ha realizado el gasto.

Estos tres criterios establecidos por Hacienda son de obligado cumplimiento para poder deducir los gastos y no incurrir en infracción. Quizá el requisito más peculiar sea el primera, ya que a veces es particularmente difícil para el autónomo probar que ciertos gastos están afectos o derivan de su actividad profesional y no de su actividad diaria privada. Por ejemplo: cuando el trabajador autónomo lleva a cabo su actividad profesional en la vivienda habitual, de forma que, en este caso, es necesario que se determine el porcentaje de gasto que deriva de la actividad profesional y el porcentaje de gasto que deriva de la vida privada del autónomo.

¿Qué gastos son deducibles en el IRPF?

La Agencia Tributaria ha facilitado una relación con los gastos que se pueden deducir en el IRPF. Son los siguientes:

• Gastos de explotación: son aquellos que hacen referencia a los materiales que el trabajador autónomo ha adquirido para poder desarrollar su actividad profesional.
• Sueldos y salarios: son aquellos que hacen referencia a los gastos en dietas, en viajes y retribuciones en especie de los trabajadores del autónomo, así como las retribuciones en especie propias. En estos casos es fundamental justificar los gastos con sus correspondientes facturas, ya que, de no hacerlo, no se podrán deducir. Dentro de estos gastos también estarán incluidas las indemnizaciones y los premios.
• Cotizaciones al Régimen correspondiente de la Seguridad Social de los trabajadores contratados y del propio autónomo: un ejemplo de esto sería, como resulta obvio, la cuota de autónomos. En este caso no es necesario justificar estos gastos a través de facturas y tickets. Respecto de las cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las cotizaciones que corresponden al empresario autónomo, a partir de 2015, se podrá deducir un 50% de la aportación por contingencias comunes.
• Vivienda u oficina: si la actividad profesional del autónomo se lleva a cabo desde su propia vivienda, es necesario que el trabajador autónomo comunique a Hacienda qué porcentaje de su vivienda dedica al desarrollo de la actividad económica a la que se dedica. Una vez determinado este porcentaje, es necesario diferenciar si la vivienda es propiedad del trabajador o es alquilada. Si la vivienda es propiedad del autónomo, se podrá deducir en el IRPF todos los gastos derivados de la titularidad de la vivienda, como el IBI, los gastos de comunidad de vecinos, los seguros de la vivienda, etc. No obstante, estos gastos se deducirán en proporción con el porcentaje de la vivienda dedicada al desarrollo de la actividad económica. Por otro lado, cuando se trata de una vivienda alquilada, los gastos que se podrán deducir en el IRPF por el trabajador autónomo son aquellos que hacen referencia a las rentas que paga por el alquiler, siempre en proporción al porcentaje de la vivienda alquilada.
• Gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones a los trabajadores del empresario autónomo, seguros de accidentes personal, presentes a los empleados como cestas navideñas, etc.
• Reparaciones y conservación: estos gastos hacen referencia a los gastos de mantenimiento del negocio, así como los gastos dedicados a la adaptación de bienes materiales. No obstante, en ningún caso se incluirán como gastos deducibles aquellos que se dediquen a una ampliación o mejora, pues se consideran como inversiones que se amortizarán con el paso del tiempo.
• Servicios de profesionales independientes: estos gastos hacen referencia a los gastos de auditoría, a los gastos de asesoría jurídica por abogados, a los gastos que hacen referencia a los honorarios de notarios, etc.
• Gastos financieros: estos gastos hacen referencia a créditos, préstamos y recargos por aplazamiento del pago de las deudas en que haya incurrido el trabajador autónomo.
• Telefonía: si el trabajador autónomo utiliza el mismo teléfono móvil para su actividad profesional y para su vida privada, no podrá deducirse este gasto, ni en el IVA ni en el IRPF. No obstante, si el trabajador autónomo tiene una línea de teléfono que usa exclusivamente para desarrollar su actividad profesional, se podrá deducir la totalidad de este gasto.
• Otros gastos deducibles: hacen referencia a gastos como la adquisición de libros, la suscripción de ciertas revistas profesionales, los gastos relacionados con la asistencia a cursos o conferencias, etc.
• Vehículo particular y gastos asociados: sólo se podrán deducir esto gastos en el caso de que el trabajador autónomo se dedique a una actividad profesional que consista en el transporte de viajeros o mercancías, así como servicios de enseñanza de conductores. Así, en este caso, taxistas, profesores de autoescuela, repartidores o mensajeros podrán deducirse este gasto íntegramente. No obstante, el resto de los autónomos podrán deducirse el 50% de los gastos vinculados con el uso de vehículo particular en el IVA, pero no podrán deducirse estos gastos a efectos de IRPF.

Nuevos gastos deducibles en el IRPF de 2018

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo fue aprobada por el Senado en el año 2017 e introdujo dos grandes novedades respecto de los gastos que los trabajadores autónomos podían deducirse en su declaración de la renta a partir del 1 de enero de 2018. Estos gastos son los siguientes:

• Suministros domésticos: el trabajador autónomo que desarrolle su actividad profesional en su vivienda, y así lo haya notificado a la Agencia Tributaria a través de los modelos correspondientes, podrá deducirse el 30% de los gastos en electricidad, gas, agua, telefonía e Internet.
• Gastos por dietas de manutención: el trabajador autónomo podrá deducirse 26,27 euros diarios cuando no pasa la noche, y se podrá deducir 53,34 euros diarios cuando pasa la noche en España. No obstante, para poder deducirse estos gastos, se tendrán que cumplir ciertos requisitos: los gastos han de derivarse de la actividad económica, en establecimientos hosteleros y restaurantes, que se paguen a través de medios electrónicos y que estén justificados por la factura correspondiente.

Gastos deducibles sin factura

Ya se ha dicho que uno de los requisitos necesarios para que el gasto se pueda deducir ha de estar justificado a través de la correspondiente factura. No obstante, hay gastos que no necesitan de esta justificación a través de factura. Son los siguientes:

• Pólizas de seguro.
• Salarios y seguros sociales.
• Cuota de autónomos.
• Gastos bancarios.
• Gastos realizados en el extranjero.
• Gastos en contratos mercantiles como fianzas o escrituras de constitución de sociedades mercantiles.
• Impuestos y tasas municipales como el IBI.

Gastos fiscalmente no deducibles

Hay ciertos gastos que no podrán deducirse a efectos del IRPF. Son los siguientes:

• Multas y sanciones.
• Donativos.
• Pérdidas que se deriven del juego.
• Gastos realizados por personas o entidades cuya residencia esté sita en paraísos fiscales.
• IVA soportado que tenga la consideración de gasto deducible a efectos de IVA.