Sin justificante no hay contabilización
por Software DELSOLUna de las primeras cosas que se aprende acerca de la contabilidad es el principio de que todo asiento contable debe tener un sustrato documental que lo justifique. La organización de la documentación es una de las bases para una contabilidad adecuada.
Tenemos distintos tipos de justificantes según la operación económica que se realice.
Para la compra de bienes o servicios, recibimos una factura con el importe a pagar. Para la venta de bienes o servicios, creamos una factura que nuestros clientes abonan. Para la transferencia de salarios tenemos la nómina y un extracto bancario.
Dependiendo del origen de los documentos, también podemos distinguir entre documentos internos y externos.
Documentos internos
Los documentos internos los emite la propia empresa. Facturas salientes, copias de recibos, listas de sueldos y salarios, etc., son algunos ejemplos.
Documentos externos
Los documentos externos son emitidos por los agentes con los que realizamos cualquier operación económica. Incluyen facturas de proveedores, recibos, extractos de cuenta, etc.
Las copias de documentos por seguridad
En caso de pérdida de un documento original, se debe solicitar una copia, o emitirla nosotros si nos la pide un cliente para su contabilidad. Con la implantación de las nuevas tecnologías, cada vez hablamos menos de soporte físico para las copias y archivo de documentos y más de soporte digital.
Procesamiento de documentos en la contabilidad
Todos los documentos deben estar verificados y correctamente archivados.
La verificación incluye confirmar si la operación que refleja el documento es real y el importe el correcto. Si hay varios documentos para la misma transacción comercial, se deben evitar confusiones que lleven a una contabilización duplicada.
Podemos establecer una lista de los tipos de documentos más comunes:
- Facturas emitidas.
- Facturas rectificativas o de abono a clientes.
- Facturas emitidas.
- Documentos de anticipo a proveedores.
- Nóminas.
- Documentos bancarios.
- Documentos postales.
- Otros recibos que nos sean facturas (como los tickets).
- Justificantes de ingresos / depósitos privados.
- Otros documentos.
Una vez realizado el asiento contable, los documentos que lo respaldan deben recibir un número no siendo necesario, aunque si conveniente, que sea consecutivo dentro de su tipo de operación realizada.
La documentación que justifique la contabilidad debe guardarse durante 6 años según el artículo 30 del código de comercio.
Con Reviso, gracias a su gestor documental y su app de compras, se pueden escanear las facturas y recibos de compra con la aplicación y contabilizarlos desde allí. De hecho, podemos archivar y organizar cualquier tipo documento, aunque no corresponda a una operación comercial. Esto ahorra mucho papel y espacio físico en el lugar de trabajo; sus documentos están seguros en la nube con Reviso.
