La productividad es un concepto que está en la mente de todos los directivos y mandos intermedios, y cada vez más en los empleados: sin embargo, a pesar de la generalización de esta idea, las reuniones de trabajo improductivas suelen ser un mal endémico en muchas empresas. Por eso, daremos algunas claves para aumentar la productividad de las reuniones de trabajo.

Consejos para mejorar la productividad de las reuniones de trabajo

Plantear la necesidad real de la reunión

Antes de agendar una reunión de trabajo, es imprescindible responderse a la pregunta de si es realmente necesario que tal reunión se lleve a cabo: es posible que la reunión se haya agendado a la ligera, sin profundizar en su verdadero sentido.

¿Y cuál es el sentido de una reunión? Es simplemente abordar en conjunto una serie de asuntos que requieren de sincronización entre las partes involucradas: una sincronización entendida en términos de participación simultánea y recíproca.

Por ejemplo, no sirve de mucho convocar una reunión para que el ponente informe de algo a los asistentes, y no haya luego un espacio para que éstos planteen sus respuestas.

Definir los puntos a tratar

¿Qué es una reunión sin una agenda con los puntos a tratar? Pues una práctica muy extendida y que merma enormemente la productividad: en otras palabras, una reunión sin un conjunto de puntos bien definido probablemente será una pérdida de tiempo, porque la dinámica de la reunión tenderá a dispersarse.

Por consiguiente, para que una reunión de trabajo sea productiva, se deben definir con claridad los objetivos y temas que se tratarán en su transcurso: de este modo, los asistentes tendrán claro que todas sus intervenciones han de girar en torno a la temática de la reunión, y se abstendrán de proponer discursos accesorios.

Delimitar el número de asistentes

La elección de las personas que son convocadas a la reunión tampoco puede realizarse a la ligera: se corre el riesgo de llenar la reunión de asistentes cuya presencia no era imprescindible, con su consiguiente sensación de pérdida de tiempo.

Adicionalmente, está demostrado que las reuniones son más productivas cuanto menor sea el número de asistentes, por lo que es altamente recomendable ajustar el aforo de la reunión al mínimo posible, evitando convocar a personas que apenas vayan a intervenir, o que se puedan poner al día con posterioridad mediante un reporte de la reunión.

No exceder la duración necesaria

Es un hecho que muchas reuniones se alargan innecesariamente, bien por falta de planificación, bien por exceso de asistentes o bien por algún aspecto que requiere de una discusión más profunda.

No queremos decir que las reuniones tengan siempre que ser cortas, pero se recomienda controlar su duración: también está demostrado que una reunión de, como mucho, 45 minutos, suele ser suficiente para resultar igualmente productiva y efectiva que las de mayor duración.

Promover la participación

Una reunión en la que los asistentes no participen no es una reunión, sino una conferencia: puede que, por la dinámica de la empresa, a veces sea necesario organizar ponencias, pero raramente tendrán por objeto algún aspecto operativo o táctico del trabajo, siendo normalmente unos eventos de carácter extraordinario.

La reunión tendrá sentido si los asistentes pueden participar activamente, y no ser meros oyentes: de hecho, la participación se retroalimenta y dota de dinamismo a la reunión, lo que ayuda a los participantes a concentrarse en el objeto de la reunión.

Minimizar las distracciones

Como en todas las interacciones humanas, mantener la atención es imprescindible para evitar repeticiones innecesarias de información, así como explicaciones o preguntas redundantes: pero en el mundo hiperconectado en el que vivimos (y más en el trabajo), siempre hay lugar para una llamada entrante, un mensaje o un email que interrumpe a algún participante de la reunión y le distrae.

La solución es sencilla: tratar de omitir los teléfonos móviles y los ordenadores portátiles durante la reunión, más allá de una consulta puntual sobre algún punto que se esté tratando.

No demorar la finalización

En ocasiones, una vez que todos han intervenido, todos los puntos se han expuesto y se han sacado ciertas conclusiones, es momento de disolver la reunión y volver al trabajo; pero resulta que la reunión "revive", se alarga de nuevo y se vuelve otra vez sobre los mismos puntos… para acabar llegando a las mismas conclusiones.

No hay que tener miedo de cortar una reunión cuando se haya alcanzado su objetivo inicial y ya se hayan puesto las conclusiones sobre la mesa: conviene tomarse en serio la típica invitación final que dice "¿alguna pregunta?", antes de volver a plantear algo cuya respuesta esté implícita en el extracto de la reunión.

Una reunión de trabajo con los temas bien estructurados, la duración apropiada, los asistentes justos y en un entorno que promueva su concentración y participación, será una herramienta muy útil para abordar asuntos del negocio que no podrían haberse tratado de otra forma: se habrá conseguido dotar de productividad a la reunión de trabajo.