Cuentas a pagar

Hablamos de cuentas a pagar para referirnos a aquellas partidas de pasivo que consisten en una obligación futura de pago.

Esta obligación futura de pago puede ser a corto plazo (menos de un año), en cuyo caso la encontraremos en el pasivo corriente o a medio o largo plazo (a más de un año) en cuyo caso estará en el pasivo no corriente.

No se suelen incluir en el concepto de cuentas a pagar los pagos por gastos financieros ni los fiscales. El concepto de cuentas a pagar se circunscribe, normalmente, a deudas comerciales con nuestros proveedores de bienes o servicios.

Modos de pago

El pago de deudas con nuestros proveedores se puede articular de distintas maneras:

Puede ser un pago directo mediante transferencia bancaria de la factura que nos ha remitido nuestro proveedor.

Hablamos aquí de transferencia bancaria porque existe un límite legal (establecido por el art. 7 de la Ley 7/2012 de 29 de octubre) que limita la posibilidad de pagar en efectivo cantidades superiores a 2.500€ (que se computarán en el total de la operación aunque existan varios pagos por la misma), por lo que solo podremos pagar con dinero efectivo de nuestra caja facturas inferiores a dicho límite.

Estos pagos en efectivo o por transferencia deberán hacerse en los plazos pactados con nuestro proveedor, suelen aparecer en la propia factura que nos comunica, y dentro de los límites legales que veremos en el apartado siguiente.

Para cantidades muy pequeñas el pago se suele hacer en el momento: si echamos gasolina a la furgoneta normalmente se suele pagar en efectivo y en el mismo momento.

También se puede realizar el pago mediante letras de cambio o pagarés, en cuyo caso los plazos ya vienen reflejados en los propios documentos de pago.

En este caso el documento de pago está especialmente protegido por la Ley: una letra devuelta es un título directamente ejecutivo y podemos acudir con ella a un juez, si lo hemos hecho todo bien, para embargar directamente como si tuviéramos una sentencia condenatoria.

También tienen la ventaja de que el proveedor que cobra con estos medios de pago, a la vez que nos está dando plazos para pagar, puede obtener el dinero por adelantado a la fecha de cobro acudiendo a su banco y abriendo una línea de descuento en la que el banco le adelanta el dinero cobrándole unos intereses a los que llamamos descuento.

Otros medios de pago pueden ser llegar a un acuerdo de compensaciones de pagos y cobros con nuestros proveedores (cuando son, a la vez, clientes) o mediante facturas recapitulativas que consisten en emitir y pasar a cobro una única factura cada mes donde se incluirán las distintas operaciones de compra venta que se han producido a lo largo de ese mes.

Por último, existe un sistema en el que no surge la obligación de pago cuando recibimos las mercaderías, es el sistema de compra en depósito; la tienda, con el fin de evitar stocks sobrantes y, seguramente también, conseguir financiación, encarga las mercancías a su proveedor y las recibe para venderlas en su tienda (o tiendas) pero no se las compra, las tiene en depósito y se las pagará, únicamente, cuando las venda y, si no las vende, puede devolvérselas.

Normalmente el proveedor suele pedir algún tipo de compensación en caso de devolución.

Plazos de pago

Como ya hemos dicho, para compras por cantidades económicas pequeñas el pago se suele hacer en efectivo y en el mismo momento de la compra: cuando echamos gasolina o hacemos pequeñas compras ocasionales de material de oficina, por ejemplo, no suele establecerse un plazo de pago.

Si el pago se articula mediante letras de cambio o pagarés los plazos de pago están claros porque figuran, necesariamente, como fecha de vencimiento de esos títulos.

Donde si hay que tratar del asunto de los plazos de pago es en las facturas que nos remiten nuestros proveedores.

En un principio podríamos pensar que el plazo de pago es el que las partes acuerden, pero esto está muy limitado por la Ley.

La Ley de prevención de la morosidad (Ley 15/2010, de 5 de julio), a estos efectos fija el contenido del art. 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre y establece que el plazo de pago para el proveedor es de sesenta días desde que ha recibido las mercancías, no permitiéndose ampliar este plazo por acuerdo entre las partes (aunque si pueden acortarlo).

Si es necesario (por disposición de la Ley o del contrato) que el cliente verifique, compruebe y acepte las mercancías o los servicios y se remite al cliente la factura dentro del plazo de dicha comprobación, el pago continúa debiéndose realizar dentro de los 60 días desde la recepción de las mercancías o servicios.

El proveedor debe entregar la factura o solicitud de pago antes de los primeros treinta días desde la entrega de mercancías o servicios.

Se pueden agrupar en una sola factura varias entregas o prestaciones por períodos no superiores a quince días, en este caso el plazo de pago se contará desde la fecha intermedia del periodo que se ha agrupado.

La misma Ley prevé las consecuencias en el caso de no cumplir la obligación de pago en la forma y plazos establecidos: la morosidad de produce automáticamente, sin necesidad de requerimiento previo, y el deudor moroso deberá, además de pagar, soportar intereses de demora y compensar los daños y perjuicios que pueda causar al acreedor que no cobró en plazo.

Importancia de la gestión de pagos

Para terminar, queremos resaltar la enorme importancia de la gestión de pagos.

Las grandes empresas (y muchas medianas) tienen su departamento de gestión de pagos dedicado exclusivamente a esta actividad, formando con el departamento de gestión de cobros y el contable la sección administrativa de la empresa.

Por un lado, es importante realizar la verificación de los pagos para evitar la realización de pagos incorrectos o, incluso, indebidos, pero, por otro, también es muy importante realizar los pagos puntualmente dentro de sus plazos.

Si no, conseguiremos tener “mala fama” con nuestros proveedores que, si los pagos se retrasan habitualmente, pueden llegar a no suministrarnos los que necesitamos y, si la cosa va más allá, podríamos tener problemas jurídicos de todo tipo, como hemos visto en el punto anterior.

Existen, en el mercado, programas informáticos de gestión de pagos que incluyen el reconocimiento visual de facturas y su cotejo con otros datos de nuestra contabilidad, la automatización de esta gestión de pagos podría ser una solución que nos diera seguridad y ahorro de tiempo y otros costes.